“Vi behövde ett affärssystem som gav oss ett obrutet flöde att jobba i, där information inte tappas mellan moduler.”
Allt hänger ihop. På riktigt.
Svenska Kennelklubben, SKK, är hundägarnas riksorganisation och företräder alla hundar och hundägare i Sverige. Med närmare 300 000 medlemmar och en årsomsättning på ca 140 mkr är de en av landets största intresseföreningar.
Organisationen sprider information, utbildar och väcker debatt – och visar på den stora glädjen och nyttan med hund. Svenska Kennelklubbens kansli ligger i Sollentuna och har 80 anställda som sköter administrationen av organisationen och ger stöd och råd till medlemmarna.
I takt med att verksamheten och arbetssättet moderniserades blev det allt mer tydligt att affärssystemet inte hängde med. Med många olika verksamhetsgrenar var det näst intill omöjligt att sätta upp de arbetsflöden man önskade, och det krävdes en hel del manuellt arbete för att hantera leverantörsfakturor.
I takt med att verksamheten och arbetssättet moderniserades blev det allt mer tydligt att affärssystemet inte hängde med. Med många olika verksamhetsgrenar var det näst intill omöjligt att sätta upp de arbetsflöden man önskade, och det krävdes en hel del manuellt arbete för att hantera leverantörsfakturor.
Flera personer på Svenska Kennelklubben hade sedan tidigare goda erfarenheter av Vismas system.
-Främsta anledningen till att valet föll på Visma.net var att alla delar i systemet hänger ihop, vilket vi inte upplevde att andra leverantörer kunde erbjuda. Vi behövde ett affärssystem som gav oss ett obrutet flöde att jobba i, där information inte tappas mellan moduler.”, säger Ted Gabrielson, ekonomichef på Svenska Kennelklubben.
Ytterligare en anledning till valet var att Visma.net är helt molnbaserat. I många andra leverantörers system är inte all funktionalitet tillgänglig i webbläsaren, men i Visma.net kan alla arbeta i samma gränssnitt.
Från arbetsintensivt till automatiserat
För leverantörsfakturaflödet används numera InExchange e-faktura och automatisk fakturaattest. Flödet har utvecklats från arbetsintensivt till automatiserat. Tack vare Vismas integrationspartner Ongoings integration till Visma.net från e-handelsplattformen Magento 2 har e-handelsflödet för order, lager och logistik genom hela processen blivit enklare att hantera.
-Många leverantörer säger att de har en färdig integration. Men här menar jag verkligen att den var färdig. Känslan var att Vismas partner Ongoing bara slog på en strömbrytare, och så var det klart.”, fortsätter Ted.
Att radikalt ha minskat sin pappershantering sparar mycket tid på ekonomiavdelningen. Även om det tar tid att ställa om arbetsprocesser, har man på kort tid kommit halvvägs med att effektivisera arbetssättet i organisationen.
“Det är en lättnad att inte ens behöva fundera på om eller när vi skall uppgradera.”
Visma.net ERP förbättras kontinuerligt där exempelvis BI-verktyget OneStop Reporting har integrerats under hösten och de förbättringar som görs kommer användarna till nytta direkt. "Det är en lättnad att inte ens behöva fundera på om eller när vi skall uppgradera.”
Beslutsstöd och planer framåt
För rapportering, analys och budgetering används Vismas OneStop Reporting, ett verktyg Svenska Kennelklubben räknar med att dra mycket nytta av framöver - bland annat för att snabbt och tydligt få ut verksamhetens siffror till dem som behöver dem.
Planer finns också på att helt automatisera stödet för webbfaktura genom regler för exempelvis “attestant” i fakturainkorgen. Det kommer göra att de personalen på ekonomiavdelningen inte behöver hantera fakturorna manuellt utan de går direkt till attestant från fakturainkorgen.
För användarna är kundfaktureringen med importmöjligheter från medlemsregistret verkligen uppskattat. Där hämtas numera många underlag för att skapa fakturorna automatiskt som tidigare behövdes skapas manuellt.
I nuläget har Svenska Kennelklubben börjat bli varma i kläderna med Visma.net och med erfarenhet kommer nya idéer på hur ekonomiavdelningen kan stödja övriga organisationen istället för att bara vara en slutstation för bokföring. Att ekosystemet kring Visma.net känns stabilt och verkligen fungerar ser man som en stor trygghet.
En viktig nyckel, menar Ted, är att få samtliga medarbetare att se fördelarna med ett digitalt arbetssätt - och vad de själva samt hela verksamheten kan tjäna på att ställa om.