“Vi må vara ett litet bolag idag,
men vi har stora krav och tillväxtambitioner”
Martin Lindqvist, VD Toolbox
Toolbox är specialister på verktyg för maskinell bearbetning inom trä. De verkar både som grossist med välkända märken samt skräddarsyr egna produkter efter kundens behov. Lager och kontor är baserat i Åtvidaberg och försäljningen sker via återförsäljare samt i egen webbshop.
Som aktör i en lågmarginalbransch känner Toolbox tydligt av kraven på kostnadseffektivitet. Att anamma digitaliseringens möjligheter för att effektivisera flöden samt hålla koll på marginalerna ses som essentiellt, och i takt med att behovet av att komma åt affärssystemet oavsett plats växte, kände de att deras befintliga IT-plattform inte längre höll måttet.
Nytt affärssystem i molnet och integrerad webbshop
Efter att ha konstaterat att ett affärssystem i molnet var betydligt mer kostnadseffektivt jämfört med en lokal server på företaget gjordes jämförelser mellan flera olika affärssystem.
Valet föll på Visma.net som implementerade med stöd av Vismas partnerföretag Exsitec. Samtidigt gjordes också en integration med den befintliga webbshopen som kopplar alla artiklar direkt till databasen i molnet, något som snabbat upp försäljningsprocessen avsevärt.
Stora tidsvinster och mer effektiva flöden
I sitt tidigare system spenderade man minst 30 minuter varje dag på återrapportering av kund och leverantörsbetalningar, nu görs detta istället på 2-3 minuter.
Ekonomirapporter som man tidigare anlitat en redovisningsbyrå för att skapa sköts nu istället automatiskt. Och samtidigt drar man nytta av enkelheten med att skapa olika slags rapporter, för att exempelvis se vilka marginaler man har genom att kontrollera inköpspris mot försäljningspris.
På företagets lager har man effektiviserat sina flöden genom att schemalägga plocksedlar och fakturor direkt i systemet, vilket öppnat upp för möjligheten att utöka sin verksamhet med befintliga resurser.
Effektivare bokföring, redovisning och kontering
Framförallt ekonomifunktionerna upplever man på Toolbox som mycket förenklat efter att ha tagit steget till molnet, såpass att man även kunnat minska antalet resurser på ekonomiavdelningen.
Kostnader för delar som försäkringar, telefon, hyra, bilar och bensin går rätt genom systemet utan manuell handpåläggning och tiden man spenderar på bokföring och redovisning är numera endast fem timmar i veckan.
Med hjälp av Exsitec har man också satt upp en lösning för fakturascanning och automatkontering av förbrukningsvaror direkt in i systemet, för vidare attest till VD och därefter direkt till betalning.
- Enkelheten och friheten att kunna arbeta i Visma.net vart du än är och möjligheten att attestera fakturor direkt i mobilen ger mycket värde, säger Martin Lindqvist.
Toolbox digitaliseringsresa i korthet
- Utmaning: Ett affärssystem och en IT-plattform som inte längre höll måttet stod i vägen för tillväxtambitioner och viljan att dra nytta av digitaliseringens möjligheter.
- Lösning: Ett nytt molnbaserat affärssystem integrerat med befintlig webbshop.
- Resultat: Ett modernt system som snabbt bidragit till stora tidsvinster, mer effektiva flöden samt gör det möjligt att jobba mer digitalt och platsoberoende.