Visma PX + Silverbucket ett lyft för Carlstedts Arkitektbyrå
Carlstedts Arkitektbyrå har 70 anställda på 3 orter; Stockholm, Nyköping och Eskilstuna. Vård och samhällsbyggnad är spetskompetensen men Carlstedts Arkitektbyrå arbetar även inom andra områden. Arkitektbyrån har funnits sedan 1955, och är en stabil aktör inom branschen.
"En utmaning före Visma PX var att det inte fanns särskilt stor transparens i ekonomisystemet. Nu är det extremt mycket lättare ha koll på projekt och ekonomi. Alla som behöver har numera tillgång till den information som är viktig för projektet, säger Joao Heuser, kontorschef Stockholm och arkitekt SAR/MSA.."
Anledningen till att arkitektbyrån såg över sina systemlösningar, var att en uppgradering av befintligt system var alltför omfattande, och att arkitektbyrån ändå inte var 100 % nöjda med ekonomisystemet. När man sen jämförde hur uppgraderingen skulle bli med andra ekonomisystem, såg man att man kunde byta till något bättre än vad man skulle få vid uppgraderingen.
Det som avgjorde valet av Visma PX var främst att andra kollegor i branschen använde och var nöjda med Visma PX. Att de i samma veva valde resursplaneringsverktyget Silverbucket (som kan integreras med PX) har sparat dem mycket tid och frustration, att resursplanera för tre olika kontor i ett Excel-ark var minst sagt en utmaning.
Allt på ett ställe och en plattform för alla kontor
Nu när arkitektbyrån använder Visma PX, har de tätare ekonomiuppföljningar, ny rapportering och nya nyckeltal. Så nu kan bolaget styra efter nyckeltal på ett bättre sätt, istället för att gissa.
Det räcker att hålla veckovis planeringsmöte om hur bemanning ser ut istället för att som tidigare lägga tid på att leta relevanta resurser. Kontorschefen har nu bättre kontroll över bemanningen utifrån roller. Samarbete mellan kontoren underlättas i en och samma plattform, fä man kan se hela företagets projekt och resurser.
Det är också enklare att se i uppföljningen att gjord planering verkligen följs.
Den största aha-upplevelsen är att kunna samla allt på samma ställe, samt att kunna styra varje projekt och kontor.
Lösningen har också förenklat och underlättat för användaren i verksamheten eftersom Silverbucket är lättanvänt och intuitivt. Den veckovisa tidrapporteringen har också fungerat bra, och Visma PX komprimerar faktureringen på ett superbra sätt. Så snart tiden godkänts, kan den faktureras, och då finns relevant information redan i huvudboken och i projektuppföljningen, där uppföljningen kan göras på lönsamhet i per projekt och per kontor.
-Skillnaderna mot tidigare är ganska stora. Tidigare hade bolaget ett stängt system. Det gjorde att beslutsfattarna gick mycket på magkänsla. Det var som en svart låda som man öppnade. Nu kan kontorscheferna avleverera timmar veckovis och ha koll på hela flödet, konstaterar Joao Heuser.
Framöver kommer Carlstedts Arkitekter att ställa krav på uppdragsansvariga att öka medvetenheten runt ekonomiska nyckeltal, så att det blir enklare för varje individ att förstå vad som påverkar lönsamheten.
Det har man inte kunnat göra tidigare eftersom man inte kunde se hur det egentligen gick. Nu handlar det om att utbilda medarbetarna. I nästa steg öppnas Silverbucket för medarbetarna, för att ytterligare öka den ekonomiska förståelsen.
-Det är samtidigt viktigt att inse att ett verktyg bara är ett verktyg. Det gäller att förstå att det är konkreta handlingar som påverkar lönsamheten, avslutar Joao Heuser.