Som applikationskonsult på Visma Software jobbar jag dagligen med att hjälpa organisationer att bli mer effektiva. En viktig beståndsdel i det arbetet handlar om automatisering av återkommande leverantörsfakturor, där systemet hanterar fakturan hela vägen.
De flesta är nog eniga om att det här är väldigt användbart, men att automatisera väcker givetvis också frågor och oro. Nedan har vi listat de tre vanligaste farhågorna vi möter hos våra kunder, samt hur jag och mina kollegor ser på saken.
- Kommer vi på ekonomiavdelningen tappa kontrollen över konteringen?
Nej, att automatisera flöden kan lätt upplevas som att man släpper iväg kontrollen över den ekonomiska hanteringen, men faktum är att det snarare är det omvända. För varje faktura som automatiseras behöver inte enskilda medarbetare, som ofta är tyngda (och förmodligen mer intresserade) av andra arbetsuppgifter, lägga arbetstid och riskera att kontera fel. Fakturorna konteras och hanteras istället precis så som ni vill ha dem, varje gång. - Hur säkerställer vi så att systemet verkligen gör rätt?
Oavsett om vi släpper konteringen till kollegor eller till ekonomisystemet så innebär det alltid att man måste släppa viss kontroll. Det finns dock en mängd olika funktioner för att fånga upp fakturor som avviker, stämma av fakturor innan de går till betalning eller stoppa fakturor hos till exempel attestanten. Hur mycket kontroller man vill ha bestämmer ni själva och går enkelt att ändra när man ser att det fungerar. - Att automatisera verkar krångligt och tidskrävande, är det verkligen värt det? Ja, utvecklingen går rasande fort och automatisering av ekonomiska processer förändrar hur vi ser på ekonomihantering i grunden. Det finns stora fördelar med att så snart som möjligt ta tag i sina egna interna processer och förändra arbetssätten successivt. Det handlar nämligen inte bara om att köpa in nya system och funktioner, det handlar om att tänka på ett helt nytt sätt! Att börja automatisera era återkommande leverantörsfakturor är ett bra första steg som givetvis kräver lite jobb i början, men i längden frigör tid som ni kan lägga på annat.
Tips: se och hör om hur detta och mer fungerar i vårt ekonomisystem Control Edge