Svenska Möten guidar företag över hela landet till mötesplatser som matchar alla tänkbara behov. Med andra ord kan de en hel del om konferenser, sammankomster och kick-offer. Här ger Bibi Rydbacken på Svenska Möten sina bästa tips för en riktigt lyckad kick.off.
1. Tänk på platsen och inramningen
- Om ni planerar ett möte där människor träffas för första gången, se till att mötesplatsen är lättillgänglig och att deltagarna får gott om tid på sig att göra sig hemmastadda innan ni börjar.
- Om teamet redan känner varandra väl, tillåt lite tid för småprat innan mötet börjar.
- Om kollegor skypar eller ringer in från utlandet, välj en tid som passar alla tidszoner.
2. Håll en hög nivå
När ni sätter agendan – fokusera på de stora dragen. Mikrodetaljerna är mindre viktiga i det här läget. Det viktigaste syftet för er kick-off bör vara att:
- Presentera projektet för teamet (och teamet för varandra, om de inte redan arbetat tillsammans).
- Entusiasmera och skapa en förståelse av projektets visioner, syfte och mål.
- Bygga förtroende och trovärdighet inom teamet.
- Kratta manegen för en öppen och rak kommunikation.
- Klargöra förväntningarna på samtliga inblandande.
- Starta igång projektet.
”En kick-off handlar mindre om specifika detaljer, och mer om att få alla att arbeta tillsammans och skapa ett engagemang inför det gemensamma målet”
3. Sätt agendan för er kick-off
En kick-off är en möjlighet att sätta tonen för ett helt projekt. Om ni lyckas skapa en atmosfär av rak kommunikation, öppenhet och teamkänsla har ni uppfyllt målet för detta första möte.
Er agenda bör innehålla följande:
Välkomna alla deltagare: Presentera agendan (och vid behov, presentera medlemmar i teamet som inte har samarbetat tidigare för varandra).
Vision och projektöversikt: Förklara projektets vision och syfte, vad de förväntade målen och resultatet är – och varför det är viktigt.
Tydliggör roller: Syftet med ett uppstartsmöte är att starta igång projektet, inte att lösa detaljer eller specifika actionpunkter. Förmedla hur ni förväntar er att teamet ska arbeta tillsammans, och se över att de har de verktyg de behöver. Se till att hela teamet får ta del av all kommunikation (e-post och/eller inom projektledningsverktyget).
Delade projektledningsverktyg: Om ni använder en programvara för projektledning, tydliggör hur teamet ska samarbeta i plattformen – från att helt enkelt visa var projektet ligger i verktyget till att informera om hur man rapporterar buggar och kommunicerar eventuella utmaningar och oförutsedda händelser.
Nästa steg: Se till att alla i teamet vet vad de första uppgifterna är och hur projekts- och tidsplanen ser ut. Är allas uppgifter redan upplagda i projektstyrningsverktyget?
Frågor: Håll frågestunden på en övergripande nivå, det vill säga begränsa frågorna till ämnen som rör projektet och hela teamet. Motstå att dras med i en detaljerad diskussion med en enstaka teammedlem om en specifik fråga som inte rör hela gruppen – ta det istället i enrum med den personen efter mötet.
Tacka: Låt alla vet att ni är tacksamma över att ha dem ombord. Att säga tack är inte bara artigt – det skapar en atmosfär där människor känner sig betydelsefulla och sätter en professionell och hövlig ton.
”Nyckeln till ett bra möte ligger i förberedelserna. Och kom ihåg: Tonen ni anger i dag kommer att sätta nivån för hela projektet!”
4. Ge klara anvisningar och tydliga mandat
Mötet ger medlemmarna i ditt team en chans att lära känna varandra, ger dem en förståelse för projektets vision och lägger grunden för ett lyckat projekt. Efter en lyckad kickoff ska alla berörda känna ett engagemang för projektet och en vilja att ta det från idé till verklighet. Se till att team-medlemmarna lämnar mötet med en klar bild över nästa steg. Och med tydliga mandat för sin del av projektet.
Vi tackar Bibi Rydbacken på Svenska Möten för tipsen!
Testa våra färdigförhandlade avtal utan kostnad
Genom Visma Advantage får du 11 procents rabatt på möten, konferenser, kick-offer och andra sammankomster hos Svenska Möten. Nu kan du prova avtalet med Svenska Möten, samt över 50 andra färdigförhandlade inköpsavtal helt gratis i 1 månad.