Direktiven avseende avtalsuppföljning inom offentlig sektor är tydliga. Som upphandlare får och ska du ställa krav på leverantören som du också kan följa upp för att säkerställa en bra leverans under hela avtalstiden. I och med ökad specialisering, större inköpsvolymer, medvetenhet om företagens sociala ansvar och allt större inköpsvolymer blir också avtalsuppföljning allt viktigare. Får ni vad ni betalar för?
Många inköpsavdelningar är allt för ofta underbemannade med hög arbetsbelastning. Därför är risken stor att den så viktiga uppföljningen av leverantörens prestation får stryka på foten i en värld av prioriteringar. Men hur kan man frigöra tid och göra avtalsuppföljning som en kontinuerlig del i arbetet?
Helena Brýnolfsson, inköpskonsult med över 20 års erfarenhet inom området, har listat de viktigaste framgångsfaktorerna för att komma igång med den så viktiga uppföljningen av leverantörens prestation:
- Enkelhet – Få KPI:er som är lätta att följa upp.
- Relevans – Mät det som har betydelse, och inte bara det som är “enkelt”.
Orsaken för dessa framgångsfaktorer är enkla. Om man tidigare inte alls har hunnit eller kunnat prioritera avtalsuppföljning överhuvudtaget, så är det klokt att börja mäta några få relevanta KPI:er istället för att mäta många KPI:er som du sedan inte orkar följa upp och åtgärda.
Leverantörsavtalen är allt viktigare. Får ni vad ni betalar för?
Men hur skall man tänka för att komma igång? Helenas Tre viktigaste råd för en flygande start:
- Börja. Istället för att invänta någon gyllene tidpunkt som aldrig kommer att infinna sig.
- Starta smått. Istället för Bing Bang som ingen orkar med att hålla ut och i.
- Bygg vidare kontinuerligt. Lär av misstag och ta arbetet steg för steg.