Att byta ett system är ett projekt som påverkar många medarbetare och ibland flera funktioner i verksamheten. Detta innebär en del utmaningar. För att lyckas med ett byte av ett fakturahanteringssystem finns det några fällor att se upp för.
-
Inte tillräckligt med tid
För att garantera att det nya systemet innehåller alla nödvändiga funktioner måste man tänka igenom alla scenarier innan man väljer system. När systemet sedan tas i drift är det viktigt att administratörerna och andra som ska ge support till användarna sätter av tillräckligt med tid så att användarna snabbt kan arbeta effektivt i det nya systemet.
-
Ingen förändring av arbetssättet
För att dra full nytta av ett nytt fakturahanteringssystem kan det krävas att även arbetssätten förändras. Medarbetare som tidigare attesterat pappersfakturor måste nu gå in i ett fakturasystem för att göra samma sak och det upplevas som krångligt till att börja med. Bra information och ett väl anpassat gränssnitt kan göra övergången till ett nytt arbetssätt smidig.
-
Ingen ansvarig för vidareutvecklingen
Driftssättningen av det nya fakturahanteringssystemet är bara början av processen. Det kan finnas funktioner som ska introduceras för användarna efterhand, moduler som ska läggas till, leverantörer som ska förmås att skicka e-fakturor med mera. För att verkligen vidareutveckla systemet och få ut det mesta möjliga av investeringen är det oftast inte tillräckligt att låta någon ansvara för detta när det finns tid över – en ansvarig bör finnas som är tillägnad uppgiften på åtminstone deltid.
-
Inga klara mål
För att veta om investering varit lönsam måste företaget sätta mål och sedan följa upp om målen uppnåtts. Det kan till exempel handla om att komma upp i en viss andel e-fakturor inom en viss tid. Det går också att använda analysmodeller som exempelvis Peng-modellen för att se hur mycket pengar det nya systemet har sparat organisationen. När Varbergs kommun ville effektivisera sina beställningar sattes tydliga mål upp, och efter implementeringen såg man till att mäta om målen uppnåtts, och det gjorde de med råge – resultatet blev en nettonytta på 13 miljoner kronor.
-
Fel fokus
Det är lätt hänt att fokusera på de som använder systemet mest, som administratörerna, och se till att de är nöjda. Men det kan vara bättre att börja i andra änden. Genom att fokusera på sällananvändarna i första hand går det att eliminera många av de svårigheter som de annars skulle behöva hjälp med. Administratörerna behöver då lägga mindre tid på support och mer på övriga uppgifter, vilket ökar effektiviteten i alla led.