Det finns mycket att vinna på med ett modernt system med funktioner som automatisering och bra användbarhet. En undersökning som vi gjorde bland våra Proceedokunder visade att det gick 35 procent snabbare att hantera en e-faktura jämfört med en inskannad faktura. Om företaget fortfarande använder pappersfakturor blir effektivitetsvinsten med att införa e-fakturor ännu större. Men det är bara en av tre fördelarna.
De tre viktigaste fördelarna är:
[checklist]
- AUTOMATISK MATCHNING
Ett modernt fakturahanteringssystem har bra matchningsfunktioner, vilket ger effektivare hantering av fakturorna. Många företag har till exempel abonnemang för mobiltelefoni, el, hyra med mera. Ett bra fakturahanteringssystem kan matcha inkomna fakturor mot vissa förinställda värden för maxbelopp, hur ofta fakturan ska komma, hur den ska konteras med mera och automatiskt betala fakturor som matchar. - EFFEKTIVA E-FAKTURAFLÖDEN
Även de fakturor som måste hanteras manuellt kan effektiviseras. Moderna lösningar kan skapa elektroniska flöden där e-fakturorna automatiskt skickas vidare till den medarbetare som ska attestera. Det ger ett elektroniskt flöde där ekonomiavdelningen kan få en bra överblick över all fakturahantering och där fakturorna automatiskt hamnar hos rätt person, även om företaget har flera kontor på olika platser i landet. - SJÄLVINSTRUERANDE GRÄNSSNITT
Användarvänligheten är också ofta bättre i moderna fakturahanteringssystem. Detta är kanske mest uppenbart för de som bara attesterar fakturor några gånger per år. För dem kan det vara besvärligt och tidsödande att försöka lista ut hur de ska attestera en faktura i ett system där användargrässnittet är anpassat efter proffsanvändare. Moderna system har grässnitt som gör det enkelt även för sällananvändarna och kan visa upp olika gränssnitt beroende på om det är en van eller ovan användare som ska använda systemet.
[/checklist]
Kuriosa: Eskilstuna kommun gjorde besparingar i miljonklassen
Eskilstuna kommun gick för några år sedan över till Visma Proceedo och fick snabbt 80 procent av de 150 000 fakturor som kom in till kommunen att bli e-fakturor. Kommunen kunde efter övergången se en direkt besparing i miljonklassen. E-fakturahanteringen möjliggjorde också en övergång till e-beställningar där medarbetarna alltid gjorde sina inköp via de mest fördelaktiga avtalen och där lyckades kommunen spara 30-40 miljoner per år.