Att välja ett BI-verktyg kan vara en tråkig process, såvida du inte är beredd. Det finns otaliga leverantörer att välja mellan, och alla erbjuder liknande funktioner. Hur ska man kunna välja rätt verktyg? Här är en checklista som kan hjälpa dig på vägen.
Att välja rätt programvara är nyckeln till ett framgångsrikt projekt, och många av de utmaningar du står inför i projekt kan spåras tillbaka till dåliga utvärderingsprocesser när du väljer programvara. Att investera tid och resurser i processen att välja en lösning kan ha riktigt värdefulla effekter på lång sikt.
Det är naturligtvis frestande att gå direkt in i de olika verktygen och undersöka deras olika funktioner för bearbetning och visualisering av data. Men innan du dyker in i utvärderingen av de olika BI-verktygen måste du skapa ett mål med ditt BI-projekt.
Först; skapa mål
Enligt analysföretaget BARC bör du i den inledande fasen av en utvärderingsprocess fastställa tydliga affärsmål. Då kan du mäta om projektet är en framgång eller inte. Ett BI-verktyg är avsett att komplettera de operativa systemen eller ERP-systemen genom att ge insikt, svara på frågor om verksamheten och skapa ett beslutsunderlag för förändringar.
Du bör kartlägga vad företagets specifika behov är och sedan välja några viktiga faktorer som är avgörande för att ditt företag ska lyckas med strategin. Då får du också några riktlinjer att följa när du väljer verktyg.
Läs även: Så utvecklar du en BI-strategi
När dina mål har fastställts kan du lättare identifiera vilka BI-verktyg som uppfyller dina behov. Nedan har vi definierat några viktiga faktorer när du väljer en BI-lösning och vilka frågor du kan ställa för att avgöra om verktyget är rätt för dig.
1. Se till att gränssnittet är intuitivt och enkelt att använda
Det finns många (om inte alla) i branschen som kommer att använda sin BI-lösning på lång sikt. Då är det viktigt att verktyget är intuitivt och enkelt att använda. Om verktyget är svårt att använda, har dålig kvalitet på visualiseringarna eller är svårt att tolka, kan det förhindra att anställda faktiskt använder verktyget och därmed uppstår ingen potential.
En bra parameter för huruvida ett verktyg är tillräckligt användarvänligt är hur lång tid det tar ”att komma igång ordentligt”. Behövs mycket hjälp? Hur är installationsprocessen? Finns det några tydliga mallar du kan använda för att komma igång snabbt? Det här är frågor du kan ställa dig själv för att bedöma hur resurskrävande de olika systemen är.
Samtidigt som verktyget ska vara enkelt att använda för de anställda i företaget, bör det också vara ett bra verktyg för analysexperter.
TimeXtender ger dig fem specifika steg du kan vidta nu för att minska den tid du använder för att förbereda data. Till exempel rekommenderar de att du flyttar data till molnet. Ladda ner gratis guide:
Ladda ner: 5 data management steps
2. Visualiseringar
Datavisualiseringar är en viktig del av BI-verktygen. Detta beror på att visualiseringarna är själva ”ansiktet” till BI-lösningen, nämligen det du ser från utsidan. Är visualiseringarna enkla att använda och stöder verktygen flexibiliteten och anpassningen du behöver för att få god insikt i dina data?
Även om visualiseringar kanske inte verkar så viktiga när du väljer ett BI-verktyg, är de viktiga för att få värde ur lösningen. Om instrumentpanelerna är svåra att skapa eller förstå, eller visualiseringarna är av dålig kvalitet kommer det att finnas en högre tröskel för att faktiskt använda dom.
3. Se över systemets säkerhet
Med ett BI-verktyg kan du lagra stora mängder data i ett molnbaserat verktyg. Men är verktyget säkert? Ett bra BI-verktyg ska kunna visa hur de håller din data säker i molnet.
För att kunna svara på frågan om ett BI-verktyg är tillräckligt säkert måste varje enskilt företag se på sina behov och överväga hur de bäst kan lösas. Det som dock är säkert är att flytta en verksamhet ut i molnet är ett paradigmskifte i hur vi arbetar, och att det är just säkerhet som gör att du faktiskt kan flytta ut i molnet.
Så när du väl har beslutat att gå in i molnet är det viktigt att komma ihåg att det i slutändan är du som kund som har det yttersta ansvaret för säkerheten i dina system, och då bör du vara medveten om hoten och scenarierna du står inför.
4. Priser
Det finns stora variationer i pris hos de olika BI-leverantörerna och det lönar sig att göra bra forskning på denna punkt. Det är lätt att frestas av trevliga visualiseringar och låga priser, men har verktyget de lösningar du behöver för att tillgodose dina behov för analys?
En viktig faktor är hur leverantören tar ut. Finns det ett fast pris, pris per användare, spelar företagets storlek någon roll? Kan man förvänta sig underhållskostnader? Om du till exempel måste betala per användare och du är ett företag med över 500 anställda kan det snabbt bli dyrt. Då ska du leta efter en leverantör som erbjuder fast pris / kapacitetspriser. Kontrollera också om användning av verktyget påverkar eller utlöser annan prissättning, t.ex. serverkostnad.
Se till att du får fullständig information från leverantören om vad priset blir som behovet är idag och vad det kommer att bli om deras behov ökar eller förändras. Kommer leverantören att låta dig skala din lösning med en flexibel prissättningsmodell? Är det möjligt att skala både upp och ner, eller bara upp? Finns det några extra avgifter som inte listas i prissättningsmodellen, men som är nödvändiga för full implementering eller uppskalning av ditt BI-rapporteringsverktyg (t.ex. hårdvara, serveranvändning, testmiljö eller liknande, användning av integrationer)?
Kom också ihåg att licenspriser endast är en del av beräkningen. Implementeringskostnaden (och hanteringskostnaden) måste också beaktas, oavsett om du använder extern eller intern hjälp. De olika verktygen kan variera på denna punkt. Extern hjälp kan vara kostsamt när det gäller timpris, men kom ihåg att en expert kommer att spendera mindre tid på att skapa en (ofta bättre) lösning.
5. Teknologi
Mycket faller inom denna kategori, men det är viktigt att påpeka att tekniken som verktyget erbjuder är en framgångsfaktor. Du bör bland annat göra en bedömning av vilka databaser BI-verktyget stöder och vilka integrationer som stöds. Kan verktyget anslutas till datalagret du använder? Kan verktyget anslutas till de lokala system som du använder? Kan verktyget anslutas till andra molnlösningar du använder?
Vi samlar in mer och mer data och många företag idag har stora mängder data. Ställ därför frågan; Hur hanterar verktyget stora mängder data? Hur mycket data kan användas? Hur enkel är implementation?
6. Leverantörens kunskaper
Erfarenhet och kunskap bör inte underskattas. När du väljer en leverantör bör du ta hänsyn till leverantörens professionella kunskap och erfarenhet. Detta beror på att leverantören måste vara både en rådgivare och en drivkraft för ditt företag och kunna stödja implementeringen med god professionell kunskap och kunskap om bästa praxis. Att få bra hjälp (och inte minst rätt hjälp) när du behöver det borde vara en framgångsfaktor i utvärderingsprocessen.
Ett sätt att bedöma leverantörens erfarenhet och kunskap är att kolla deras kundreferenser eller supportsida. Tveka inte att kontakta kunder för att höra vad de tycker. Du kan också fråga leverantören om de kan beskriva ett förslag på hur de tror att de kan hjälpa dig att uppnå sina mål med BI-plattformen.
7. Möjligheten att användas på mobil
Vi blir alltmer mobila och förväntar oss att lösningar ska fungera lika bra på mobilen, eftersom vi vill fatta informerade beslut snabbt. Ett mobilt BI-verktyg är ett enkelt och kraftfullt sätt att hålla alla uppkopplade, samt göra analyslösningen tillgänglig för alla precis när de behöver det. Oavsett om du är ute på kontoret, reser eller på tåget för att arbeta, kan ett mobilanpassat BI-verktyg ge dig tillgång till information nästan var som helst.
Fler och fler BI-leverantörer erbjuder anpassade mobila lösningar, men när du väljer ditt verktyg bör du se till att de erbjuder de funktioner som är nödvändiga för din framgång.
Summering
I den här artikeln har vi tagit upp några faktorer som är viktiga för bedömningen av BI-verktyg. Naturligtvis finns det ännu fler faktorer att tänka på. Det viktigaste är att ta hänsyn till deras behov när man gör en bedömning. I Visma bWise rekommenderar vi att du väljer en dedikerad person eller team för att vara ”superanvändare” i BI-verktyget. Den här personen eller teamet kommer att fungera som en drivkraft i projektet.
Visma bWise kan hjälpa dig med utvärderingsprocessen och med att definiera era behov. Vi erbjuder konsulttjänster, projektplanering, utveckling, design, hantering och support inom Business Intelligence.
Anmäl dig till Datavisualisering 2020
