7 steg till rätt affärssystem

Står du och din verksamhet inför att välja ett nytt affärssystem? Ser du just nu över vilka behov ni har, vilka alternativ som finns på marknaden och vad ett affärssystemsbyte skulle innebära för er? Att identifiera vad ni behöver utifrån vad ni vill kunna göra är ett omfattande men väldigt givande projekt. Att reflektera kring hur saker görs i dag samtidigt som man blickar framåt är något alla borde göra ibland – oavsett om man är på jakt efter ett nytt affärssystem eller inte.

Är det så att du har siktet inställt på ett nytt affärssystem finns det mycket att vinna på att vara detaljerad samt att tänka utanför boxen. Här kommer några tips för dig som står inför val av nytt affärssystem.

1) Kravinsamling – vad måste ert nya affärssystem innehålla och kunna leverera?

Att lista vad ni vill att ert affärssystem måste klara av är viktigt. Gör detta så detaljerat som möjligt då det är viktigt underlag för era samtal med potentiella leverantörer. Tänk också på att er kravlista bör inkludera de förbättringar ni vill att ert nya affärssystem ska bidra med – exempelvis automatisering, ökad effektivitet och förbättrad verksamhetsstyrning.

Att involvera kollegor från flera olika funktioner inom företaget redan här är en god idé.

2) Arbetsgruppen – vilka ska vara involverade och vem ska leda er urvalsprocess?

Med en tydlig kravlista som alla på företaget står bakom har ni en bra grund för gå vidare och se vilken lösning och leverantör som är bäst för er. Om ni inte redan gjort det är det nu ni sätter samman en arbetsgrupp som speglar hela företaget och utser en ansvarig projektledare. Ni kan även ta hjälp av en oberoende konsult som stöttar och vägleder er arbetsgrupp genom hela projektet.

3) Vilket affärssystem? Lista potentiella leverantörer och skicka en informationsförfrågan.

Har ni tagit hjälp av en oberoende konsult kan denne föreslå de mest lämpliga alternativen för er utifrån er kravlista. Väljer ni att själva identifiera vilka affärssystem och leverantörer ni vill veta mer om finns mycket information på nätet, kanske har ni erfarenheter sedan tidigare eller får rekommendationer av andra?

När ni har en lista med potentiella leverantörer kan en informationsförfrågan (RFI – Request for information) skickas till dessa. Detta dokument bör innehålla relevant bakgrundsinformation från er samt kravlistan. När ni fått svar på denna är är lista med potentiella leverantörer troligtvis kortare, och ni kan gå vidare med att göra en anbudsförfrågan.

4) Anbudsförfrågan ringar in vilket affärssystem och vilken leverantör som är rätt för er

En anbudsförfrågan skickas till de leverantörer ni anser möter era krav “på pappret” och görs för att ni ska få mer information om deras rekommenderade lösning och sätt att jobba. När anbudsförfrågan skickas till flera leverantörer är det bra om ni får svar så enhetligt som möjligt, då det gör det lättare för er att sammanställa samt jämföra. Här är några tips på vad ni bör ha med i er anbudsförfrågan:

• Sammanfattning av projektets syfte – varför vill ni ha ett nytt affärssystem? Vilka kommer att jobba i det och vilka processer bör systemet kunna hantera?
• Projektets tidslinje – när planerar ni att välja ett affärssystem och hur ser er önskade tidplan för implementering ut?
• Krav – lista samtliga krav och varför ni ställer dem. Prioritera gärna varje krav och ange vilket affärsområde som ställer det. 
• Leverantörens kvalifikationer – vad vill ni ha från leverantören? Ange gärna vilka tjänster ni vill att de ska erbjuda och vilken supportnivå du vill ha. 
• Bedömningskriterier för förslag – var gärna tydlig med hur ni tänker bedöma de svar ni får. Och ange vilket datum ni senast vill ha svar på er förfrågan

5) Utvärdering och demonstration

När du fått in och gått igenom svaren på er RFP har ni troligtvis ett fåtal leverantörer kvar att gå vidare med. Nästa steg är vanligtvis att bjuda in leverantörerna för en presentation och ett första möte. Några tips på vad en sådan presentation bör innehålla:

• Genomgång av samtliga era nyckelkrav, så att ni hör direkt från leverantören att de förstått vad ni vill och att de kan hjälpa er med det.
• Utrymme för leverantören att presentera eget innehåll. Hur tänker de kring era krav samt önskemål och vad kan de erbjuda som ni kanske inte tänkt på i era krav?

Be gärna leverantören om referenssamtal med befintliga kunder, om de inte redan erbjudit möjligheten till detta i sina svar. Att få möjlighet att prata med liknande företag som använder det affärssystem man överväger brukar vara mycket uppskattat. 

Ibland kan det behövas flera möten för att komma fram till vilket system och vilken leverantör man vill gå vidare med. Det är ett viktigt val och måste helt enkelt få ta den tid det tar. Ett sätt att utvärdera presentationerna är att alla som deltog betygsätter dem från ett till fem, och med det som underlag samtala sig fram till ett gemensamt beslut.

6) Offertförfrågan affärssystem

När träffat leverantörerna vet mer om lösningarna de erbjuder har du sannolikt också en känsla för hur ett eventuellt samarbete skulle fungera. De eller den leverantör ni väljer att skicka en offertförfrågan till är de ni upplever kan leverera en bra och långsiktig lösning. Några saker som är bra att ha med i er offertfrågan är: 

• Tydlig specifikation över vad som erbjuds – vad utgör grundpaket och vad är eventuella moduler som läggs till. 
• Vad händer om ni vill utöka er lösning i framtiden, om ni exempelvis vill lägga till en modul om två år? 
• Vad ingår i månadspriset förutom programvara och support. Ingår exempelvis uppgraderingar? Vilket löpande stöd har ni tillgång till?
• Kan ni enkelt skala upp eller ner funktionalitet efter behov?
• Den initiala kostnaden för att köpa och installera lämpliga systemmoduler.
• Den årliga underhållskostnaden

7) Beslut om affärssystem

Har ni tur är det ett affärssystem och en leverantör som står ut efter det grundliga arbete ni hittills gjort, då är valet enkelt. Men om två system ligger nära varandra och ni bedömer affärssystemets effektivitet och ekonomin i inköpet som likvärdiga kan det vara så att er uppfattning om affärsrelationen med leverantören avgör. 

Att ni har en bra dialog och att samarbetet känns stabilt långsiktigt är viktigt. Prestanda ska självklart alltid komma först och kostnader kommer alltid att spela roll men glöm inte att ni inleder en – förhoppningsvis – lång och givande relation i och med ert beslut.