1. Överblick över avtalen
Med en lösning som samlar alla era avtal på ett ställe får ni en överblick över alla era avtal. En bra lösning erbjuder en startsida som ger användaren full överblick över läget. Att avtalen är märkta med färgkoder baserat på vilken status och prioritet de har kan underlätta ert arbete ytterligare liksom en vy anpassad efter respektive användare med möjlighet att tydligt se de avtal man själv ansvarar för.
2. Sökfunktion
När man lagrar många avtal i ett system krävs en kraftfull sökfunktion. Det ska gå snabbt att finna avtalet du söker. Det bör finnas möjlighet att söka efter avtal via fritextfält och det bör finnas möjlighet till filtrering. Ni kanske till exempel vill se alla avtal från den senaste månaden, avtal kopplade till en viss avdelning eller person, en viss avtalstyp eller så kanske ni vill filtrera på slutdatum eller prioritet. Allt detta är möjligt.
3. Automatiska påminnelser
Med hjälp av automatiska påminnelser via e-post när avtal måste hanteras, till exempel när de når förfallodatum eller behöver omförhandlas, får ni en total kontroll och kan spara både tid och pengar. Hur ofta, när och till vilka personer påminnelserna ska skickas går att ställa in med rätt lösning.
4. Behörighetsstyrning
Effektivisera hanteringen av era avtal ytterligare genom att välja en lösning som erbjuder möjlighet till en smidig behörighetsstyrning. Ni kanske vill att en specifik medarbetare ska äga ett avtal och att några medarbetare ska kunna redigera avtalet medan några andra endast ska ha behörighet att läsa avtalet.
5. Versionshantering
Med en digital lösning för avtalshantering och med rätt lösning slipper ni lägga tid på att säkerställa att ni har rätt avtal och rätt version. Ni har också möjlighet att lagra dokument och bilagor knutna till avtal på ett smidigt sätt, till exempel det påskrivna avtalet eller andra bilagor som hör till.
6. Åtkomst utanför kontoret – från mobila enheter
Se till att välja en lösning som stödjer full mobilitet så att ni även kan arbeta utanför kontoret och från mobila enheter. En funktion som är extra viktig just nu.
7. Elektroniska underskrifter
Med elektroniska underskrifter kan alla parter signera dokument från sin smartphone, surfplatta eller dator oavsett var de befinner sig.
8. Skanna avtal
Slutligen kan ni spara mycket tid genom att välja en lösning som erbjuder möjlighet att läsa in avtal i systemet direkt via en skanner.
Visma Avtalshantering i SharePoint
Visma har utvecklat en lösning för Avtalshantering i SharePoint – en färdig produkt som lätt kan anpassas efter era önskemål och krav. Kontakta oss gärna om ni vill veta mer om lösningen.