Jag lever efter devisen att ju mer dialog vi köpare och säljare har med varandra – desto bättre affärer kommer vi göra. I slutändan blir vinnarna många. Köparen, säljaren och alla vi skattebetalare som får mer valuta för våra skattepengar.
Under hösten höll vi på Visma Commerce våra första digitala Användardagar någonsin. Jag fick chansen att föreläsa för drygt 240 upphandlare och inköpare från både offentlig och privat sektor. Jag valde att dela med mig av hur verkligheten kan se ut för en leverantör. Valet av ämne gjordes med syfte att ge köpare ökad förståelse för vikten av ökad dialog innan en upphandling publiceras. Ofta kan många knutar lösas på så vis och i längden kan det ge ett sundare upphandlingsklimat.
Hur påverkas leverantörer av kravspecifikationer?
För företagare kan kravspecifikationer verkligen komplicera en affär.
- Specifika och alltför detaljerade krav som enbart en leverantör kan leverera på, leder till frustration och minskad konkurrens.
- Krav som för en leverantör känns irrelevanta kräver stor “anbuds-kreativitet” för att man ens ska kunna lämna ett anbud.
Och i värsta fall kan ett enskilt krav till slut innebära nedskärning eller uppsägning av personal.
Att kravspecifikationer någon gång blivit ett onödigt hinder är något som många leverantörer upplevt. I den årliga undersökningen Visma Anbudsbarometer, samlade vi i år in svar från 505 respondenter i olika branscher. Drygt 8 av 10 tillfrågade leverantörer svarade att de någon gång funderat på att lämna anbud i en offentlig upphandling men därefter avstått. En av de främsta anledningarna till att man avstått var kravspecifikationer som varit irrelevanta och omöjliga att uppnå. Med dialog mellan köpare och säljare ser vi att detta kan bli bättre.
Lär av tidigare upphandlingar
En väg fram mot mer relevanta kravspecifikationer är att analysera tidigare upphandlingar. Under min föreläsning visade jag även vår tjänst Opic Analys. I verktyget får du en databas där du inför en upphandling enkelt kan analysera varje bransch och hitta data om:
- vilka företag som deltagit i upphandlingar
- vilka som vunnit
- antalet leverantörer som deltagit per bransch och region
- exakt vilka och hur många upphandlingar som haft utvärderingsmodellen “Lägsta pris” eller “Ekonomiskt mest fördelaktiga” modellen
- vilka myndigheter som har avtal med vilka leverantörer
- andra myndigheters upphandlingsunderlag
- vilka upphandlingar som blivit rättsfall, vem som överprövat, vad som överprövats och vad utfallet blev.
Vår analystjänst används mer och mer av Sveriges leverantörer för att vara mer förberedda inför en affär. Men exakt samma data kan alla köpare också använda för att göra en bra marknadsanalys inför en upphandling. Använd till exempel data om hur många anbudsgivare som deltog för att få en uppfattning om hur kravspecifikationerna påverkade antal anbudsgivare. Fler anbudsgivare skulle exempelvis kunna innebära att underlaget är bättre och mer öppet skrivna för leverantörerna att delta.
Intresset att få ta del av denna nyckeldata och vår tjänst har efter vårt seminarium varit stort. En uppmaning från mig till dig som är köpare i offentlig och privat sektor är att ta chansen att boka in en demo på 30 minuter som gör att du får ännu bättre koll på branschen du ska upphandla inom, dess leverantörsmarknad och på så sätt skapa dig bättre förutsättningar att göra en ännu bättre upphandling.
Köpare och säljare, tillsammans gör vi bättre affärer!