Att attestera timmar korrekt i byggprojekt kan vara utmanande och ställer höga krav på dig som arbetsledare. Man behöver ha en god översikt och daglig kommunikation med kollegorna ute på projekten. I de allra flesta fall har man flera projekt i luften samtidigt och förväntas ha järnkoll på alla utförda arbetsmoment, arbetstimmar, frånvaro och eventuella ÄTA-jobb.
Jag och mina kollegor som jobbar med Visma Construction Suite har genom åren träffat hundratals arbetsledare och imponeras ständigt över den närvaro och detaljkännedom man har om varje projekt man ansvarar för. Vi har sett många olika lösningar, från tidlappar som skrivs en gång i månaden och överlämnas till ansvarig, till egenuppbyggda Excel-ark och andra varianter.
Utmaningarna är flera. Hur får man in tid- och frånvarorapporterna löpande varje dag? Är de tydliga och överskådliga? Vilka timmar har attesterats och av vem? Har någon gjort en ändring och hur ser både du som arbetsledare samt personen som rapporterade tiden vad som korrigerats?
Korrekta tidrapporter varje dag
Nära 95 procent av byggföretagen och hantverkarna som använder Visma Construction rapporterar tid och frånvaro på daglig basis. Genom att rapportera dagligen så får du som arbetsledare möjlighet att attestera timmarna i realtid. Man får en ögonblicksbild hur projekten går, vilka arbetsmoment som utförs samt dokumentation i form av foton från varje projekt.
Givetvis får varje kund välja inom hur många dagar tidrapporteringen ska ske så att det passar just deras verksamhet. Rekommendationen från oss är att man rapporterar så snart man är klar med arbetspasset.
Timmarna är inne – dags att attestera!
Timmarna flödar in dagligen från bygget och det är dags att attestera. Hur gör jag?
I Visma Construction kan du skapa dina egna attestflöden. Som standard kan du välja mellan Öppen, Godkänd, Stängd och Ej Godkänd. Det går snabbt att lägga till flera attestnivåer som till exempel Godkänd för Lön, eller Klar för fakturering. Vad de ska kallas är något ni kan välja själva.
All information går att söka och filtrera fram. För att enklast ta fram alla timmar som ska attesteras så kan du välja Öppen status och ange en tidsperiod.
Markera timmarna du önskar attestera och välj Godkänn, eller klicka på …Mer för att få fram andra attestnivåer.
Hur får vi över timmarna till lön och fakturering?
Visma Construction går att integrera till ert löneprogram och affärssystem. Timmar, Frånvaro och annan information samlas in via appen. När de attesterats så är det möjligt att överföra informationen för till exempel beräkning av lön. Om så önskas kan programmet skapa automatiska rapporter för OB och övertider. Rapportera bara er tid som vanligt så fördelar programmet timmarna per automatik utifrån era egna scheman.
Kommer alla verkligen att tidrapportera från byggprojekten varje dag?
Det viktigaste är att det är enkelt för medarbetarna att rapportera. Appen de använder sig av ska vara smidig och lätt att förstå. Vi har utbildat fler än 500 byggföretags anställda från administratörer, arbetsledare och arbetsstyrkan ute på fält.
Att kunna tidrapportera digitalt är ofta ett stöd i vardagen för många. Det sparar en hel del tid då man slipper hålla reda på en tidlapp eller lämna över den fysiskt till någon. Man har alltid översikt över sina egna timmar, OB/övertid och frånvaro. Samt – datum, projekt och anställd är förifyllt när du gör ditt val vilket förenklar och minimerar knapptryckandet.
För att förenkla ytterligare finns även en påminnelsefunktion. De medarbetare som inte rapporterat sin tid innan ett angivet klockslag får en notis om detta.