Att en upphandling är en tidskrävande process vet du säkert redan. En misslyckad upphandling kan kosta dig mycket, så var noggrann och tydlig med syfte och kravställning. Du vinner mycket på att göra ett bra grundarbete.
Vår inköpsskola startar – Behovsanalys
Första tipset i vår inköpsskola – Börja med att kartlägga företagets behov för att i nästa steg kunna göra en kravlista. För att inte missa viktiga detaljer vid behovsanalysen är det en bra idé att ta hjälp från nyckelpersoner på företaget. Vilka dessa personer är beror på inom vilket område upphandlingen gäller. Sedan är det bara att sätta igång och bena ut de behov som finns. Börja till exempel med att ställa frågor som:
• Varför gör vi den här upphandlingen?
• Är det för att spara pengar?
• Eller för att förändra dåliga villkor?
• Är syftet att lösa ett befintligt problem?
• Eller upphandlar vi för en potentiell framtida situation?
Kravlista
När du känner dig klar med kartläggningen av era behov är det dags för nästa steg i vår inköpsskola – att sätta ihop en kravlista till leverantören. Med hjälp av behovsanalysen kan du lättare reda ut vilka era skallkrav är, och vad som kan ses som en bonus i sammanhanget.
Generellt kan man säga att du inte ska ställa fler krav än de som är riktigt viktiga för dig. Anledningen till detta är att du annars kan komma att fokusera på fel saker när du förhandlar, och att bra leverantörer utesluts från upphandlingen i onödan.
5 saker att tänka på när du gör din kravlista:
1. Var tydlig i kravställningen för att undvika missförstånd. Det räcker oftast inte att efterfråga ”hög kvalitet” eller ”snabba leveranser”. Du och leverantören kan ha olika definitioner av vad begreppen innebär, så kvantifiera i så hög utsträckning som möjligt.
2. Ställ inte hårdare krav än vad som är nödvändigt. Då kan du riskera att utesluta många leverantörer från förhandlingen och bli kvar med en enda.
3. Att fokusera på mindre relevanta faktorer kan bidra till att de viktigaste kraven inte kommer med som skallkrav. Om 24 timmars leveranstid egentligen ses som en bonus finns det ingen anledning att ha med det i din kravlista från början.
4. Är du inte nöjd med nuvarande situation bör du inte sätta kraven efter denna. Risken finns då att du fortsätter med en mindre bra lösning. Fundera istället igenom hur du vill ha det i framtiden.
5. Glöm inte att skriva en lista på vad leverantören kan tänkas ha för krav i förhandlingen. Är du väl förberedd kommer du med största sannolikhet att få ett bättre resultat.
Att scanna marknaden efter leverantörer och ta reda på deras svagheter och styrkor är ett smart sätt att samla information inför förhandlingen. Ju mer du vet om leverantören, desto bättre utgångsläge kommer du att ha.
Hur många leverantörer är rimligt att ta med i förhandlingen?
Det beror helt på vilken typ av produkt eller tjänst som förhandlingen kretsar kring. Gäller det jämförbara produkter är det lättare att ta med flera aktörer. Är produkten komplex kan du få en bättre överblick om färre aktörer är delaktiga. Upphandlar du inom ett område där det finns många aktörer brukar det generellt bidra till en pressad prisbild, medan det omvända gäller med färre aktörer.
Använd gärna ett standardformulär som du ber leverantörerna att fylla i. Då blir det lättare att jämföra deras produkter och tjänster. Tänk dock på att detta kan bli svårt i branscher där priserna rör sig mycket, till exempel inom elektronikbranschen.
Exempel på svagheter och styrkor
• Du har vissa krav på snabb leverans och det visar sig att en viss leverantör alltid har leverans dagen efter – men till ett högre pris. Styrkan hos leverantören ligger då i snabbheten medan svagheten är att de är dyrare.
• Du ska göra en transportupphandling och har behov av att skicka försändelser till hela världen. Leverantör A är stark inom Europa medan leverantör B är stark inom USA men svagare inom Europa. Leverantör C är “lagom” stark i båda regionerna. Vad är viktigast för ditt företag?
Tänk på!
• Glöm inte att utvärdera vilka svagheter ditt eget företag har som leverantören kan tänkas dra vinning av. Är du redan medveten om dina svagheter blir det lättare för dig att bemöta frågor som kan dyka upp vid en förhandling. På så sätt kan du behålla kontrollen.
• Kanske har du en splittrad organisation där ett centralt avtal blir svårimplementerat? Det kommer förmodligen att bidra till ökat arbete för leverantören, vilket kan leda till ett högre pris för dig som kund.
När du kommit så långt att det är dags att börja jämföra offerter tar vi nästa steg i vår inköpsskola: vikten i att väga rätt saker mot varandra. Det blir både viktigare och svårare ju mer komplex produkten eller tjänsten är.
Därför vill vi återigen betona vikten av att ha gjort ett grundligt arbete med behovsanalys och kravställning. Annars är det lätt att enbart stirra sig blind på priset. Bryt istället ner produkten eller tjänsten som erbjuds i sina olika beståndsdelar och värdera efter er kravlista de delar som är viktigast för dig. Det är först då du på allvar kan jämföra priserna på offerterna.
Hitta jämförbara parametrar
Som upphandlare vill du gärna ställa leverantör mot leverantör och hitta jämförbara parametrar – vilket lätt kan bli ett motsatsförhållande. De flesta leverantörer strävar efter att sticka ut i mängden genom att knyta mervärden till de produkter och tjänster som erbjuds. Detta görs för att vara konkurrenskraftig i en annars relativt homogen bransch, och blir extra tydligt på marknader med stor konkurrens.
Exempel
• Säg att du till exempel ska göra upphandling inom telefonabonnemang och det viktiga för ditt företag är priset på samtal, data och sms. Leverantör A kanske inkluderar en växellösning i sitt erbjudande medan leverantör B erbjuder en streamingtjänst. Vad är egentligen viktigast för dig?
• Ett annat exempel är upphandling av trycksaker. Två olika offerter kan vid en första anblick se jämförbara ut men ändå skilja sig åt avsevärt beroende på om leverantören inkluderar ett visst
antal plåtbyten i priset eller inte. Och hur påverkas styckpriset vid en ytterligare upplaga?
Tänk på!
• Många branscher kan erbjuda rabatter på 50-60 procent, men stirra dig inte blind på rabatten på det ordinarie priset. Det viktiga är att se vad du faktiskt betalar i slutändan när fraktkostnader, administrationsavgifter och annat är inräknat. Dessutom är kredittiden en mycket viktig faktor som är lätt att glömma bort.
Tack för att du läst del 1 av vår inköpsskola. Spana in länken här under om du är sugen på fler tips!