De flesta företag jag pratar med, oavsett bransch, önskar få ökad kvalité på sin information. Inte alltför sällan framkommer det också att de har något eller några system som inte kan leverera den information de önskar. Upplevd brist kan vara allt från otillräcklig ekonomisk information till att informationen/datan måste hämtas från flera olika verksamhetssystem.
Excel-inflation och bristande kvalité
I det sistnämnda fallet sitter ansvariga ofta med ett eget Excel-ark där all information sammanställs och analyseras för att få fram relevanta nyckeltal. Inom samma företag sitter sedan även kollegan och skapar ett eget Excel-ark och vidare nästa kollega och nästa…en slags “Excel-inflation” skapas då inom företaget och en känsla av irritation och frustration kan lätt uppstå när oenighet råder angående vilka siffror eller uppgifter som är de väsentliga. Enligt en undersökning publicerad 2015, har forskare i Kanada kunnat visa att vårt uppmärksamhetsspann idag är en sekund kortare än en guldfisks. Vårt är numera åtta sekunder mot tidigare 12 sekunder år 2000. Då är det inte konstigt att förstå hur frustrationen över att leta eller försöka få fram relevanta data lätt tar över.
Samma gäller om samarbetet mellan beställaren och rapportförfattaren innehåller brister eller missförstånd om vad som ska uppnås. Just att få kontroll på läget utan att tumma på kvalitén kan nog det flesta hålla med mig om är det mest önskvärda scenariot?
Ta tillbaka kontrollen och öka kvalitén
För att vara konkurrenskraftiga idag gäller det att snabbt fånga upp signaler om förändringar internt och externt och ställa om sin avdelning och verksamhet. Inför ett sådan läge brukar jag ofta ställa mig frågan om arbetssättet med excel-driven rapportering är det mest effektiva? Nej, svarar jag inte helt oväntat, för jag vet att det finns bättre sätt att lösa detta på.
Det går att återfå kontroll och få bättre kvalité på information som tas fram genom att använda anpassade lösningar för just detta. Beslutsstödslösningar ger större möjligheter till bättre information än vanlig rapportering:
- andra personer än expertanvändare kan själva enkelt ta fram en rapport utan komplicerade kunskaper i excel.
- bättre möjlighet att tränga djupare ner i information oavsett avdelning eller verksamhetsområde.
- rapporter kan ge ledtrådar medan en beslutsstödslösning ger svar på frågan varför.
- snabbare reaktion på förändringar på marknaden.
Så mitt tips är att investera i smarta IT-stöd som stödjer verksamhetens behov så att du själv kan utforska, analysera och visualisera datan och med bättre kvalité på informationen får du också ökad kontroll.
Vill du läsa mer om vilka utmaningar företag ofta sitter med relaterat till rapportering, ladda hem vår guide: “Vanligaste utmaningarna med rapportering”