Coop bestämde 2010 för att centralisera sin inköpsorganisation och införa ett systemstöd.
Ledningens krav på systemstöd var:
1. Användarvänlighet – enkel för användarna
2. Lätt att hitta produkter man vill beställa
3. Möjlighet att följa upp en beställning och veta när den är på väg
Redan 4 månader efter beslutet om införande av Visma Proceedo beställningsportal har butikspersonalen kunnat köpa indirekta varor via Proceedo.
”Efter ett år har vi uppnått alla uppsatta mål”, säger Claes Stenfeldt på Coop. Coop kan idag skryta med en hög avtalstrohet, hög användargrad och besparingar på flertal miljoner kronor. Idag har bolaget infört en policy om att alla upphandlingar ska gå via centrala inköpsavdelningen.
Coops målsättningar var:
- Öka frekvensen av centrala avtalen, avtalstrohet
- Uppnå besparingar med beställningar mot centrala avtal
Claes fyra råd till dig som funderar på att införa ett inköpssystem:
- Åskådliggör besparingspotential internt
Beräkna vilka besparingspotential finns, för det finns oerhört mycket pengar att spara. (På www.visma.se/proceedo hittar du en besparingskalkylator)
Argumentera för ökad kontroll, effektiviseringar, bättre uppföljningsmöjligheter. - Avgränsa och visa hur lätt det kan bli
Välj ut 5 områden och genomför implementeringen fullständigt. På så sätt visar du snabbt hur lätt det kan bli. Gör inte misstaget om att göra mycket på en gång. - Satsa på användarvänlighet
De som jobbar med systemet skall gilla det. Verktyget måste vara tydligt och det ska vara lätt att hitta produkter. - Tydlighet i ägarskap
Var tydlig med vem äger respektive produktkategorierna.