Helena Brynolfssons femte inlägg i bloggserien ”Inköpstankar i tiden” är en språkspaning kring begreppet Contract Management.
Vi inköpare har många begrepp och ord som vi använder inom vår profession. Oftast har dessa ord samma betydelse för oss alla, men ibland har jag noterat att vi inte riktigt menar samma sak med dessa definitioner. Ett av dessa begrepp är Contract Management.
Vi inköpare slänger oss med många ord och begrepp, som ibland enbart förstås av oss som arbetar inom vårt skrå. Spendanalys är ett exempel på detta, kategoristyrning ett annat och Cost Avoidance ett tredje.
Förutom att dessa ord och begrepp ibland inte förstås av vår omvärld så har jag även noterat att vi inte heller inköpare sinsemellan menar samma sak med dessa definintioner. Det gör att vi delvis pratar om, förbi eller missförstår varandra. Ett av dessa ord är Contract Management.
Generellt sätt så har privat och offentlig sektor olika utgångspunkter avseende uppföljning av sina affärer. Privat sektor gör leverantörsuppföljning. Offentlig sektor gör avtalsuppföljning.
Inga problem eller konstigheter med det, men när det engelska ordet för avtalsuppföljning (Contract Management) appliceras och används så har åtminstone jag stött på olika tolkningar inom de olika sektorerna.
Min erfarenhet är att när man inom privat sektor pratar om Contract Management så menar man avtalsadministration. Det vill säga förenklat att ha en avtalsdatabas där alla avtal är registererade, så att man har koll på var avtalen är, dess innehåll, parter, när avtalen går ut och liknande information. Mycket ur ett ordning och reda perspektiv.
Det är dock inte samma innebörd som jag uppfattat att Contract Management (avtalsuppföljning) betyder för offentlig sektor. Här liknar offentlig sektors Contract Management (avtalsuppföljning) det som privata företag benämner SPM (Supplier Performance Management, här översatt till leverantörsuppföljning). SPM handlar om att utvärdera, mäta och övervaka leverantörernas prestationer, affärsprocesser och affärsutövning för att kunna minska kostnader, risker och driva ett kontinuerligt förbättringsarbete (Sherry R Gordon, 2008).
Med ökad specialisering, större inköpsvolymer, globala leverantörer och ökad CSR medvetenhet (Corporate Social Responsibility) ökar leveransriskerna och därmed intresset för leverantörsuppföljning. Det gäller såväl för privata företag som för den offentliga sektorn.
Jag tror inte vi kommer att få till enhetliga definitioner inom inköpsområdet utan att vi kommer att få leva med olika betydelser av till exempel Contract Management och några andra uttryck vi slänger oss med. Det är ingen ko på isen så länge vi är medvetna om att saker och ting kan ha olika betydelser. Vet vi det så kan vi leva med olika begreppsbestämningar. Vet vi det inte så finns det en stor risk för missförstånd och felaktiga tolkningar, vilket leder till strul, missade möjligheter och merarbete. Så håll tungan rätt i mun och var hellre övertydlig än ”undertydlig”.
I nästa blogginlägg reflekterar jag över två framgångsfaktorer och tre råd vid uppstart av leverantörsuppföljning. Läs det här!
/Helena
Vill du prata med Visma om Contract Managemnt, kontakta Stefan Norr.
Läs samtliga blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”