Det nya normala vid val av affärssystem

Uttrycket “ det nya normala” kan användas i många sammanhang och här ser jag en trend när det gäller affärssystem. Systemet som tryggt bara ska finnas där och som samtidigt – och kanske just därför – bär upp verksamheten. Vågar vi lita på äldre system i nya tider? Och vilken risk utsätts ditt företag för om ni inte moderniserar företagets mest vitala organ?

I den ökade digitaliseringstakten på grund av pandemin har det kommit naturligt att ställa om arbetssätt – från manuellt till automatiserat och från analogt till digitalt. Men fortfarande har många företag inte tagit förändringen till djupet.

Alla har vi fått anpassa oss på ett sätt eller annat, och framförallt har många tydligt fått känna på vikten av att modernisera – inte bara för att hantera nuet, utan också för att säkra framåt. 

Att välja bort onödiga tidstjuvar – en självklarhet i det nya normala

Att jobba i ett traditionellt affärssystem innebär att mycket tid läggs på manuella rutiner. Här vet jag att många företag upplevt stora utmaningar när medarbetarna jobbat till störst del hemma. Och vet också att många snabbt ändrat inställning till att jobba mer digitalt, och börjat snegla på ytterligare möjligheter. Att släppa taget om det manuella ÄR svårt för många, Men varför sitter det så långt in hos många att tänka om? 

Finns kanske inte tid att reflektera att det behövs en förändring? 
Tar uppdateringar av ett äldre affärssystem all tid och kraft? 
Är det svårt att veta vad som kan automatiseras? 

Det kan vara svårt att veta vilka processer som tar (onödig) tid.
Det kan vara svårt att se en enkel lösning om man har många anpassningar och integrationer i sitt nuvarande system.

Hantera bara avvikelser och låt allt “flyta på” – det nya normala i korthet

Om du väljer ett modernt affärssystem kan ni oftast enkelt komma igång med automatiska processer väldigt snabbt. Systemet sätts upp med automatiska rutiner som körs i bakgrunden och du som användare får notiser och aviseringar när din insats behövs. Det kan vara exempelvis när en avvikelse i någon rutin inte följer uppsatta regelverk. 

Om du funderar på att byta affärssystem för din verksamhet är det enklaste och bästa sättet att göra en analys på de processer ni har per idag. Vilka av dem vill ni förenkla? Vilka kan automatiseras?  Att leda det förändringsarbete som ett affärssystembyte innebär har nog aldrig varit mer tacksamt. Invanda rutiner har redan skakats om och tröskeln för modernisering har sänkts, eller hur går diskussionerna mellan dig och dina kollegor?

Listan på vad som kan automatiseras kan göras lång, men några av de områden som är relativt enkla att komma igång med är: 

• Skicka ut fakturor
• Ta emot leverantörsfakturor 
• Skicka på attestflöde  
• Skicka betalningar
• Matcha betalningar
• Bokslut

Vad gäller att skicka och ta emot fakturor i digitalt format har det nog aldrig varit enklare. Med ett affärssystem från Visma behöver du inte fundera på vilket format mottagaren kräver, det håller systemet koll på åt dig.