Sverige måste bli bättre på digital kvittohantering! Trots att digitala kvitton har varit godkända av Skatteverket sedan 2012 så hanterar fortfarande många svenska bolag sina kvitton manuellt.
För företag, oavsett storlek, leder detta till onödigt stora kostnader både finansiellt och i tid. Genom att gå över till digitala kvitton kan företag spara från hundra till tusen timmar i hanteringskostnader. Dessutom bidrar man till ett mer hållbart samhälle genom minskad miljöpåverkan.
Nordea sparar 16 650 timmar på ett år
Att hantera ett enskilt papperskvitto tar kanske inte så lång tid, men mängden kvitton som måste tas om hand gör ändå att hanteringen totalt sett blir kostsam. För medarbetarna är det också ett besvär att behöva komma ihåg att spara kvitton, notera vad köpet gäller och på något sätt få in det till redovisningen.
Ett företag som har brottats med den här problematiken är Nordea. Deras 30 000 medarbetare generar 850 000 kvitton per år. Det blir i snitt 4,7 kvitton per person och månad.
– Totalt sparar vi 16 650 timmar på ett år. Tid som våra medarbetare kan lägga på mer värdeskapande uppgifter än att ta hand om sina kvitton, säger Morten Hedegaard Head of Processes & Infrastructure – Group Procurement på Nordea.
Hur funkar digitala kvitton?
Om någon till exempel åkt taxi i tjänsten med ett bolag som erbjuder digitala kvitton är det bara att betala med företagskortet som vanligt. Den enda skillnaden för kunden är att man inte behöver tänka på att ta hand om ett papperskvitto. Istället skickas det digitala kvittot direkt in i affärssystemet och kopplas automatiskt till rätt transaktion på kortfakturan.
Den som gjort köpet kan se kvittot i en speciell app och även göra en notering om vad köpet gällde, vilket sedan visas när köpet ska attesteras i affärssystemet. Varje kvitto kommer som en bilaga till i e-fakturan för kortet, kopplad till det enskilda köpet, och genom att klicka på bilagan får man upp originalkvittot med eventuella noteringar.
Digitala kvittons fördelar:
- Besparingspotential
Spara tid och pengar med automatiserat flöde och digital arkivering. - Skippa papperstrassel
Få kvitton digitalt i Proceedo eller annan fakturahanteringslösning. - Minskad miljöpåverkan
Reducerat antal papperskvitton bidrar till ett mer hållbart samhälle.
Frukostseminarium – Så gör du!
Den 19 oktober bjuder Visma och Kwick till ett frukostseminarium om digital kvittohantering. Kom och lyssna på hur JM och Nordea integrerade Visma Digitala Kvitton Powered by Kwick med sina inköpslösningar.
Linda Hustveit Svenningsson på JM berättar hur digital kvittohantering har reducerat antalet fel och effektiviserat vardagen för medarbetarna och ekonomiavdelningen.
Annika Åberg berättar hur Nordea har minskat mängden papperskvitton och fått mer en 50% av sin kvittohantering att bli en helt digital automatiserad process.
Rickard Holmén, VD på Kwick, går igenom de legala och bokföringsmässiga reglerna som man behöver ha koll på vid övergången till digital kvittohantering.
Du får även ta del av:
- Hur fungerar Visma Digitala Kvitton Powered by Kwick?
- Vad krävs för att komma igång?
- Vad kostar det?
Andra blogginlägg om digital kvittohantering: