Vi får allt fler system att arbeta i. Och kanalerna för kommunikation blir också fler. Det går åt mer tid än någonsin för att söka efter information och dokument. Våra IT-system, som ska vara till stöd, har i stället blivit den största stressfaktorn.
Många yrkesgrupper tillbringar inte sin arbetsdag vid datorn men behöver ändå ha kontakt med kollegor, komma åt information, lämna rapporter, kontrollera ärenden osv. Hittills har de fått lämna sina ordinarie sysslor för att leta rätt på en dator, kanske har detta fått vänta till efter arbetsdagens slut.
Vi som till vardags tillbringat mesta tiden vid datorn på kontoret har nu i flera månader jobbat hemifrån. Den nya situationen har fört med sig att digitaliseringen tagit än snabbare steg framåt.
Synen på var och hur vi arbetar är förändrad i grunden. Att kunna utföra sitt jobb oavsett var man är har blivit nödvändigt och kommer att fortsätta vara i fokus. De tekniska förutsättningarna har blivit allt bättre och enklare. Så dags att göra ett lyft till den verkligt digitala arbetsplatsen.
Den digitala arbetsplatsen utgör en samlingsplats där du kan sköta all informationshantering och kommunikation från ett ställe, i ett samlat gränssnitt – oavsett vilken enhet du har framför dig och var du än befinner dig. Du kan logga in till alla system med en och samma inloggning. Du kan få notiser om det som är aktuellt för just dig. Det du ser och kommer åt är det just du behöver. Kontoret på fickan, skulle man kunna säga.
Sex viktiga tekniska steg mot den digitala arbetsplatsen
Vad behövs då tekniskt sett för att uppnå den digitala arbetsplatsen? Vi går igenom sex steg som ni kan ta för att få till den välfungerande och över tid hållbara digitala arbetsplats.
1. Integration: Kommunikation mellan olika system och tjänster
Det första steget är att se till att era olika system och tjänster kommunicerar. Bygg inte in allt i ett och samma system! Floran av bra och enkla system och tjänster på nätet visar att det är smartare att låta flera olika system och tjänster samarbeta för att lösa olika uppgifter. Denna integration och kommunikation är mycket enklare idag än för 5-10 år sedan. Utgå från det ni har idag ‒ har ni ett bra intranät kan det vara utgångspunkten för den digitala arbetsplatsen, i intranätet finns ofta mycket av det grundläggande innehållet såsom handböcker, policys etc. Information kan också utbytas via sociala medier, ärendehanteringssystem eller ekonomisystem. Hittar ni framöver nya tjänster så kan de ersätta de äldre utan att hela lösningen behöver byggas om. Nyckeln är att låta alla system kommunicera med varandra genom enklare eller mer avancerade integrationer.
2. Säker inloggning: Single Sign-On
Single Sign-On är nästa viktiga basfunktion i den digitala arbetsplatsen. Det ska vara enkelt och gå snabbt ‒ som användare vill man ju slippa logga in flera gånger. Även här har det hänt massor de senaste åren. En ID-portal eller autentiseringslösning kan idag köpas som tjänst i molnet. Så kallade federeringslösningar, enklare inloggning med BankID och andra tekniska tjänster, gör det möjligt att skapa en säker inloggning till era system och att administrera vad varje användare får se och göra i de olika systemen. Så ni kan ha en central inloggning men samtidigt ha kontroll på rättigheter i de olika lokala systemen.
3. Personalisering: Målgruppsanpassa innehållet
När nu systemen pratar med varandra och ni har kontroll på vem användaren är, är det dags för det tredje steget – att personalisera och målgruppsanpassa all information. Det går att styra på grupper, roller, användare, avdelning, kontor eller stad och så vidare. Genom att på detta vis sålla bland all information når besökaren rätt information i rätt kanal. Med länkar – både centrala länksamlingar och användarens egna länkar – till olika system, tjänster eller webbplatser får varje användare hjälp att hitta rätt. Allt för att man från en plats, ett gränssnitt, ska kunna nå alla system och tjänster baserat på sin egen roll och funktion. Inte för att dölja information, utan för att sålla i informationsbruset.
4. To-do: Signaler från andra system och tjänster
Med integrerade system och tjänster finns även möjligheter till notiser från systemen. Dags att tidrapportera, nyheter från projektrummet, reseräkningar att attestera, fakturor att godkänna, ärenden från ärendehanteringssystemet, driftstörningar och så vidare – sådana signaler samlas i en överblickbar to-do-lista tack vare integrationen mellan systemen. Mindre risk att glömma eller tappa bort det man ska göra, och enklare att få en samlad bild över sina arbetsuppgifter.
5. Kraftfull söktjänst: Stöd för sökning i flera system samtidigt
Med så mycket information nåbar är en snabb, enkel sökfunktion en nödvändighet för den framgångsrika digitala arbetsplatsen. En gemensam sökfunktion kan indexera flera olika typer av källor och presentera ett sökresultat som är skräddarsytt utifrån varje användares behörigheter. Söktjänsten kan idag ge intelligent utvalda söksvar, förslag på resultat och även fråga efter mer info för att kunna ge bättre svar.
6. Säkerhet: kryptering och informationssäkerhet
När vi nu kan öppna upp tillgängligheten till flera system genom ett gränssnitt ökar kraven på säkerhet. Krypterad kommunikation blev standard för två år sedan då vi gick över från http-trafik på nätet till https, så kravet på säkerhet i form av kryptering är redan löst. Men det finns ytterligare en viktig säkerhetsfråga: informationssäkerhet. Får den som har rättigheterna läsa allt sitt innehåll på alla enheter, i alla kanaler? Är det t ex OK att läsa kundinformation i mobilen på bussen, eller måste man sitta på jobbet för att göra det? Att ta ställning till den typen av frågor är grunden för informationssäkerheten.
Behöver ni hjälp att komma igång?