Med fler än 400 ERP-projekt bakom sig är Jonas Andersson, VD för HerbertNathan & Co i Sverige, en erfaren rådgivare inom affärssystem. Här ger han sin syn på digitaliseringsåret 2017.
Vilka större förändringar som kan hänföras till digitaliseringen har gjorts av medelstora och stora företag under 2017?
Mätbart har det skett ganska små förändringar. Det innebär att det utifrån konkreta resultat går långsamt framåt. Men det behöver inte vara negativt. Digitaliseringen som ämne och fokus har slagit rot hos styrelse och ledning. Det går däremot inte att svänga om verksamheten över en natt och den stora utmaningen med digitalisering är inte oviljan att ta till sig ny teknik.
Företagen har många projekt på gång samtidigt, exempelvis tillväxt utomlands och ISO-certifiering. Digitalisering är bara en av punkterna på agendan.
Det finns två delar av digitaliseringen. Förenklingar som sparar tid och kostnader, men som inte direkt tillför affären något. Det är visserligen intressant men har ofta inte så stort fokus hos styrelse och ledning. Störst fokus har skapandet av nya affärer och intäkter. Tillväxt är svårare att nå, och det uppnår företagen genom att fokusera på hur affärerna växer.
Framåt behöver företagen titta på om de ska finnas kvar eller om de kommer att bli utkonkurrerade av någon annan som bättre lyckats möta utmaningen med digitaliseringen i affären.
Vad ligger bakom förändringen i digitalisering av ekonomiska processer från föregående år?
Förändringar brukar gå långsamt i uppstart. Även om det pågår mycket arbete på företagen så har åtgärderna ännu inte burit frukt. Utvecklingen från förra årets index är 3-4 procent Nästa år ser vi uppskattningsvis en förändring på 10-12 procent
Samtidigt som företagen utvecklar affären, passar de även på att titta hur det är möjligt att förenkla, vilket är just det vi mäter med digitaliseringsindex. Styrelsen är normalt sett inte intresserade av att spara någon procent här och där. Därför går utvecklingen långsamt när man gör en mätning.
GDPR är exempel på ett lagkrav som satt skräck i styrelserna. När företagen börjat se över att de hanterar informationen på ett bra sätt har frågan om digitalisering av processer också ökat som en positiv följd.
Digitalisering av utgående och inkommande fakturor, samt attestflöden toppar listan. Vad tror du det beror på?
Det är en lågt hängande frukt. Diskussionerna började redan för 15 år sedan, och det tog tid innan förändringarna tog fart. Nu är det nästan lag med e-faktura. Det finns alltid ett motstånd och en otrygghet i förändringar. Betalningar som automatiseras skapar fortfarande en känsla av otrygghet. På samma sätt som det tidigare uppfattades som otryggt att ha ett CRM-system i molnet; det uppfattades som att tappa kontrollen över kunderna, även om det egentligen var en förenkling. Känslan av otrygghet kommer ofta från människors kontrollbehov.
Nyckeltal och automatisk betalning har lägst ökning i undersökningen, varför är det så?
Poängen är att företagen inte kan köpa bättre nyckeltal. Utmaningen med nyckeltal är att många företag har behov av att väsentligen förbättra sin verksamhet. De använder samma ekonomimodell som tidigare och samma system för rapportering som för 20 år sedan. Företagen kan inte uppnå förändring i nyckeltal bara genom att digitalisera. Först behöver de sätta upp nya punkter i verksamheten att mäta, det vill säga ändra modellen för mätning och styrning. De behöver kunna presentera uppföljningar tidigare och förfina nyckeltalen.
Företagen behöver mäta helt andra saker idag för att kunna konkurrera. Exempelvis var de tjänar och förlorar pengar. Det är få företag som kan mäta det på ett bra sätt idag. Först måste de se hur systemen är uppsatta och var man ska mäta. De kan med andra ord inte utnyttja digitaliseringen, utan att först ändra på vad och hur de mäter.
I år har vi tagit med de nordiska länderna i undersökningen. Varför tror du att Danmarks digitaliseringsindex är så pass mycket lägre än övriga länders?
Min bild är att Danmark har kommit långt i digitaliseringen. I min kontakt med danska kunder har jag fått uppfattningen att de ofta är väldigt handlingskraftiga; så min spontana reflektion är att resultatet kan vara missvisande.
Samtidigt kan det vara så att svenska ekonomiavdelningar har något större fokus på trygghet, kontroll och förenklingar, medan danska företag fokuserar mer på affären. I så fall är utfallet mer rimligt.
Varför ska företagen fortsätta digitalisera?
Företagen behöver fokusera på att inte enbart spara tid, utan framförallt säkra sin överlevnad. Då måste de vara proaktiva. De bör redan nu sätta sig in i hur de kan utveckla affären framåt, så att inte konkurrenterna tar deras kunder om 5-6 år. Viktigt att tänka på är att allt inte behöver realiseras på en gång. Det handlar mycket om att skapa medvetande. Inom den privata sektorn ställs krav på innovation som säkrar företagets överlevnad. För den offentliga sektorn handlar det mer om att skapa värde för anställda och medborgare.
Det är viktigt att jobba bort all onödig extra kontroll. Som att våga släppa ratten om du kör en självstyrande bil. Det kräver viss mognad hos företagen.
Vad tycker du har förändrats sen fjolårets intervju med dig kring Vismas Digitaliseringsindex 2016?
Det känns inte som så mycket har förändrats sen dess och svaren jag gav stämmer med bilden att
digitalisering är i fokus men tar tid. För företagens del är det viktigt att inte generalisera för mycket. Ju större organisation desto större är risken att företaget inte märker att de löpande läcker kostnader. Det är viktigt att jobba bort all onödig extra kontroll. Som att våga släppa ratten om du kör en självstyrande bil. Det kräver viss mognad hos företagen. Det är vanligt att företag som skannar fakturor ändå skriver ut dem. Det finns också en osäkerhet på vad man får göra. Arkivering av verifikationer är ett annat exempel. Vad man får och inte får göra skapar en viss osäkerhet.
De flesta har under 2017 inte tagit nästa steg. De har fortfarande samma målbild och det kommer ta ett eller två år innan de vågar lyfta. Utvecklingen har egentligen gått snabbast på små bolag med 1-5 anställda. Allt i molnet är en förenkling för dem. I Sverige finns en miljon registrerade bolag och långt över 90 procent av dem är små. Om även de företagen hade tagits med i undersökningen skulle vi sett en större ökning. Så för Sverige går det snabbt om vi ser till totala antalet företag. De mindre bolagen sätter press på de stora bolagen, eftersom de stora inte vill vara mer omoderna än de små. De små företagen har redan insett att det inte är läskigt att digitalisera.
Vad gäller roller ser jag ofta att det saknas någon som driver frågan om digitalisering. När det väl finns en är det oftast ekonomi- eller IT-chefen. En Business Controller vore egentligen mer lämpad, eftersom de förstår olika delar av verksamheten. Den rollen är också en länk mellan ledning/styrelse och organisationen. Därför är personen ofta bättre på att leda digitaliseringen framåt än exempelvis IT-chefen. Det är minst lika viktigt med mental som teknisk utveckling i förändringar förknippade med digitalisering. Det behövs en person som kan driva förändring, det vill säga jobbar med förändringsledning.
Söker du ett modernt affärssystem som hjälper er att fokusera framåt?