Det är ganska utmanande med alla dessa olika avtal och jag borde bli min egen Controller. Jag kan ärligt säga att jag inte har full koll på när mina avtal löper ut och när de måste sägas upp innan en ny avtalsperiod startar. Jag har flera gånger tänkt att detta skall jag sammanställa så jag vet när jag skall agera. Värst tycker jag när jag äntligen blir uppringd av ett försäkringsbolag med ett bra erbjudande som jag gärna vill ha. Då upptäcker jag att jag är fast i befintligt avtal ännu ett år och förlorar då möjligheten till bättre förmåner till ett lägre pris. Då lägger jag in en påminnelse i min privata kalender och hoppas att jag agerar nästa gång men det blir många påminnelser och oftast har jag inte tid när denna påminnelse kommer. Detta får bli mitt nyårslöfte. Ta tag i avtalsträsket. Känns detta igen?
Full koll på företagets leverantörsavtal
När det gäller företagets avtal har säkert du, precis som jag, bättre koll. Det finns bra hjälpmedel att tillgå. T.ex. finns det flera affärssystem på marknaden som hjälper till att bevaka dina avtal digitalt. Tänk dig att du kan få avtalen i digitalt format och grupperade per avtalstyp kopplade till leverantör. Förutom struktur, ordning och reda ger det dig en väldigt stor vinst och nyttan av effektivitet och automation.
Det är viktigt att kunna gruppera avtal utifrån kategori, det vill säga avtalstyper, och koppla dem till verksamhetens kostnadsställe samt att det är enbart aktiva leverantörer/kunder som visas. Med smart påminnelsetjänst skickas det sedan ett e-postmeddelande när det är dags att agera på avtalet. Förlänga, förhandla om eller terminera. En av våra lösningar är att använda modulen Visma Contract som ligger i vårt attestsystem Visma Document Center Enterprise.
Jag skulle behöva en mindre variant av modulen privat. Tiderna är förbi att vi själva skall hålla koll på avtalen. Nu vill vi bli påminda av systemen och automatisk uppdaterad när vi måste agera. Då blir också mitt nyårslöfte enklare att hålla.