Det mest basala syftet med ett e-arkiv är att det ska hantera digitalt född alternativt inskannad information för att säkerställa informationens läsbarhet över tid. Det grundläggande för att e-arkivsystemet ska klara av att garantera att informationen bevaras på rätt sätt för att vara tillgänglig över lång tid framöver är att den arkiverade informationen efter import måste konverteras till ett arkivbeständigt format, samt att det ska gå att spåra förändringar av informationen, och att säkerställa att ingen otillåten informationsförlust sker. Det måste även gå att hantera informationen genom olika arkivvårdande insatser. Om e-arkivsystemet fungerar som mellanarkivlösning kan dessa arkivvårdande insatser vara exempelvis gallring. Även i ett slutarkiv kan gallring förekomma, även om det inte är lika vanligt förekommande.
Sökbarhet – en nyckelfunktion
Syftet med e-arkiv är inte att låsa in informationen och aldrig visa den för någon. Det spelar ingen roll hur väl den hanteras i och av e-arkivets tekniska lösningar genom automatiska konverteringar till arkivbeständiga format, eller av gallringsregler som t.ex. gallrar alla verifikationer äldre än 7 år, om det inte också finns en funktion för att återsöka informationen. Det måste alltså finnas en sökfunktion och även en möjlighet att tillhandahålla exempelvis medborgare eller andra anställda inom den egna organisationen arkiverad information.
Denna artikel ingår i Arkiv Information Teknik och går att laddas ner här.
Säker hantering av information över tid
Den arkiverade informationen måste kunna exporteras i sin helhet för att föras över till ett annat e-arkiv. Och ser man till lång tid framöver säger det sig självt att informationen inte kommer att kunna finnas kvar i samma tekniska lösning under hela den tiden. Även om e-arkivsystemet utvecklas och anpassas efter nya lagar, standarder och tekniska plattformar, kommer det förr eller senare att behöva bytas ut. Dessutom har vi i Sverige en lagstiftning (LOU) som säger att offentlig verksamhet måste gå in i en ny upphandling efter en viss tid. Det i sig innebär att e-arkivlösningen kommer att bytas ut.
Man bör hela tiden utgå från fastställda standarder och modeller för att underlätta hanteringen av informationen. Den information som arkiveras ska inte låsas in genom användandet av en proprietär teknisk lösning som försvårar exporten till andra e-arkivsystem i framtiden.
Den här artikeln är skriven av Maria Boman, produktägare och verksamhetskonsult för Ciceron E-arkiv.
Vill du veta mer om Ciceron E-arkiv?