Tycker du också att manuell registrering av reseräkningar och utläggsrapportering är en process som tar både tid och energi? Det är mycket att hålla reda på och lätt att det blir fel. Vi har brutit ner problematiken i åtta punkter som vi i fyra inlägg går igenom hur du enkelt kan förbättra. Då kan du och dina kollegor istället lägga tiden på det som skapar mest nytta för er verksamhet. Steg ett – sätt strukturen.
1. Metoder och formulär för registrering
För att möjliggöra automatisering måste metoder och formulär för registrering vara desamma i hela organisationen. Formulären måste vara standardiserade, de anställda mata in informationen på samma sätt varje gång, vissa uppgifter måste vara obligatoriska… Det är väl här känslan av den tidsödande processen tornar upp sig?
Men, med ett system för utläggsrapporteringen behöver du inte tänka på dessa saker eftersom kontoinställningar definieras redan i implementationsfasen. När den anställde väljer en utgiftspost på fakturan, knyts den automatiskt till rätt konto.
2. Kvittohantering
Kvitton måste alltid bifogas till rätt faktura. I ett automatiserat flöde för reseersättningar visas alltid inskannade kvitton som bilagor till fakturan. Då behöver varken ekonomiavdelningen eller den anställde leta papperskvitton.
Läs gärna del 2: Rapportera och attestera
Vill du se hur ett modernt affärssystem kan hjälpa er att effektivisera detta och mer? Lyssna in till något av våra webbinar om Visma.net!