Det finns ett flertal anledningar till varför en löneavdelning inte fungerar som den ska. De två vanligaste orsakerna är omoderna system och en organisation som inte är anpassad efter behoven.
Förlegade system
Om ni har system som inte uppdaterats på länge och som inte har hängt med i teknikutvecklingen innebär det ofta att det blir en mycket arbetskrävande manuell hantering av lönearbetet. Underlag måste skickas fysiskt fram och tillbaka samt att de system/program som används inte är kompatibla med varandra och kräver manuell överföring. Praktiska frågor såsom semesterplanering m.m. kan heller inte samordnas digitalt.
Organisationen matchar inte arbetsuppgifterna
En ineffektiv arbetsorganisation där arbetsfördelning och dåliga processer hindrar en rationell resursanvändning gör det svårt både för medarbetare och chefer att göra sitt jobb. Att uppdatera sin organisation gör att ni kan samlas i ett team där medarbetarna kan specialisera sig och därmed använda sin kompetens på ett mera rationellt sätt och minska sårbarheten vid sjukdomar och semestrar.
Genomlysning av löneprocessen
En genomlysning av företagets löneprocess bör innehålla följande:
– Kartläggning av nuvarande rutiner, processer och dokumentation.
– Genomgång av vilka system som finns på löneavdelningen och ute i organisationen.
– Identifiering av utmaningar i löneprocessen.
– Identifiering av förbättringsmöjligheter i löneprocessen.
– Identifiering av kompetensen i organisationen.
Utöver det organisatoriska måste även systemen uppdateras för att matcha den nya organisationen. Det tekniska är en viktig del för att förändringsarbetet inte bara ska bli en pappersprodukt.
Rätt fokus i framtiden
På sikt kommer dessa åtgärder innebära en klar effektivisering av lönehanteringen i er verksamhet. Frigörs tid från den manuella lönehanteringen kan fokus läggas på att stötta övriga organisationen. Då kan ni hjälpa de olika avdelningarna att strukturera sitt personalarbete på ett sätt som innebär att de gör rätt från början.