Skriver ni fortfarande under avtal och dokument med penna? Då är det dags att se över rutinen för dokument- och avtalssignering i er organisation. Digital signatur är inte bara kostnadseffektivt och tidsbesparande utan ger även säkrare rutiner.
Med digital signatur som arbetsverktyg kan organisationen förbättra och effektivisera samtliga processer där dokument- och avtalssignering är en del. Ledtiderna blir kortare och arbetsgången mer effektiv. Oavsett om du vill signera anställningsavtal, kundavtal, leverantörsavtal eller andra dokument optimera hela signeringsprocessen och det skapar värde för organisationen. Dessutom är det miljövänligt och ni bidrar till minskade CO2-utsläpp från transport med traditionell post.
Säkert och spårbart
Med digital signatur kan man få ett undertecknat avtal eller dokument i retur på bara ett par minuter. Att undertecknaren sitter på annan ort är inget hinder och beslutsvägen blir kort. Det går även att skicka ut ett eller flera dokument till ett stort antal mottagare på samma gång. Som undertecknare skriver man enkelt på med BankID, Mobilt BankID eller direkt på skärmen. Samtliga parter får automatiskt en digital kopia av det signerade dokumentet.
Låt säga att du arbetar på en HR-avdelning och ska anställa en ny medarbetare. Med en manuell hantering kan rutinen se ut som följande. Avtalet skrivs ut och signeras av chefen, därefter skickas det till medarbetaren med vanlig post som i sin tur skriver på och skickar avtalet i retur. En process med många steg som kan göra att det tar lång tid innan det undertecknade avtalet är på plats igen. Under tiden kanske den tilltänkta medarbetaren väljer ett annat jobberbjudande vilket i många fall är vara vardag i till exempel korttidsbemanning inom sjukvård.
Digital signatur optimerar processen oavsett bransch
Digitaliserad signeringsprocess är även effektivt i B2B och B2C. Kanske sitter du som upphandlingschef och signerar nya upphandlade leverantörsavtal. Med digital signatur optimeras processen vilket gör att alla parter kan skriva under avtalet direkt. Signerade dokument kan därefter skickas till ett e-arkiv eller digitala brevlåda vilket gör att man får ordning och reda bland avtalen.
Digital signatur ger även bra och säker spårbarhet. Det är enkelt att följa var i kedjan dokumentationen befinner sig och det syns tydligt vem som skrivit på och när. Det ger en tydlig översikt över samtliga signeringsprocesser och transaktioner. Processen blir mer effektiv och transparent vilket skapar säkrare rutiner.
Är du nyfiken på hur digital signatur kan skapa värde för er organisation?