Det finns de som har flera tusen mail i inkorgen och de med en helt tom inkorg. Hantering av e-post kan vara en riktig tidstjuv och att tillhöra den senare kategorien kan vara ett steg i ledet att bli mer effektiv. E-post är för många ett av de mest använda arbetsverktyget så här finns det mycket tid att spara, för hur många gånger kollar du mailen varje dag? Och handen på hjärtat, blir inte du också lite stressad av att ha 2000 mail markerade som olästa i din inkorg? Michael Alphov föreläser och utbildar i effektiva arbetsmetoder och har flera tips på effektivare e-posthantering. Alicia Halaas håller kurser i effektivitet och har också flera tips på hur du förbättrar dina e-postvanor.
Lär av proffsen! Här är tre steg till smartare e-postvanor som ökar din effektivitet:
1. Ta bort aviseringarna
Får du också en avisering högst upp på skärmen med avsändare och rubrik för varje nytt mail som landar i din inkorg? Händer det att du avbryter det du håller på med för att läsa mailet direkt? Det sägs att efter att du blivit avbruten tar det flera minuter att komma tillbaka till att arbeta effektivt med uppgiften du höll på med.
Håller du ofta presentationer eller delar din skärm på online-möten är det också en anledning att stänga av aviseringarna. All information på ett företag är ju inte för alla…
2. Använd inte inkorgen som arkiv
Utan ett effektivt och lättöverskådligt system tenderar inkorgen att bli en salig samling av lästa och olästa mail, mail som ska generera en action, de som fungerar som en påminnelse för vad som komma skall, de för att komma ihåg vad som sagts och gjorts, osv osv.. Sen kommer en kollega och frågar “har du fått mitt mail?” och du börjar scrolla genom inkorgen… Känner du igen dig? Tillslut blir det ganska svårt att utläsa vilket som var vilket. Skapa en, för dig, vettig mappstruktur och få in rutinen att titta igenom mailen i to-do-mappen på morgon, och flytta dem när det är hanterat.
3. Överkolla inte
Om du inte väntar på något väldigt viktigt, måste du verkligen kolla mailen var 5 minut då? Många av oss scannar inkorgen flera gånger i timmen för att vi inte vill missa något. Men det kan lätt bli kontraproduktivt för du blir störd och får känslan av att “inte hinna med någonting” för att du riskerar att endast fokusera på det som ska göras, och inte det du håller på med. Och att göra om samma sak flera gånger per dag äter tillslut upp tiden du kunde lagt på att arbeta effektivt.
Har du andra smarta knep? Dela gärna med dig av dem!