Våra kunder vittnar om att den tid de använder till förberedelse och distribution av styrelsedokument kortas betydligt efter övergången till en styrelseportal.
Den digitala revolutionen har ändrat det sätt på vilket vi kommunicerar och samverkar – något som också gäller inom styrelserummets fyra väggar. Styrelseportalen har därför fått en självklar plats i styrelserummet hos de flesta börsnoterade bolag, samtidigt som flera små och medelstora företag också fått upp ögonen för fördelarna med en digital lösning.
Här ger vi fem skäl som talar för att en styrelseportal är värdefull för alla bolag
- Bolaget sparar tid!
Det kan vara en omfattande uppgift att distribuera dokument till styrelseledamöterna via e-post eller vanlig post. Med en styrelseportal får styrelseledamöterna alla dokument som gäller styrelsearbetet på en och samma plats och slipper lägga tid på att söka igenom mejl och mappar. Våra kunder berättar att tiden för förberedelser och utskick av styrelsedokument har minskat betydligt – någon har faktiskt uppgivit en minskning från 8 timmar till 30 minuter sedan man gått över till styrelseportal. - Bolaget blir effektivare
Fördelarna med att implementera en styrelseportal visar sig såväl före som under och efter styrelsemötena. Styrelseledamöterna kan använda portalen till att lagra och dela anteckningar, rösta om viktiga ärenden och få tillgång till det historiska arkivet. Protokollet kan skrivas under elektroniskt efter styrelsemötet samt lagras digitalt. Dokumenten är alltid tillgängliga – online och offline, via webbläsaren eller en app. Detta innebär tidsbesparingar för både styrelseledamöterna och administrationen! - Bolaget blir säkrare!
Distribution av styrelsedokument via e-post eller vanlig post kan betyda att ni mister kontrollen över era mest känsliga dokument. Med en styrelseportal har ni full kontroll över distributionsprocessen. Allt görs på en säker och krypterad plattform tillgänglig endast för de användare ni bjuder in. - Bolaget blir miljövänligare!
Föreställ dig högen med papper som följer med ett styrelsemöte, multiplicera det sedan med antalet styrelseledamöter och styrelsemöten under året. Det råder knappast något tvivel om att en övergång till en pappersfri styrelse är en miljövänlig åtgärd! - Styrelseportal för att förbereda sig på nya GDPR-regler.
I maj 2018 träder EU:s nya personskyddsförordning i kraft. Med denna följer nya regler knutna till behandling och lagring av såväl personuppgifter som formella dokument. En styrelseportal fungerar som en bra och trygg verktygslåda för ledningen.
När vi sammanfattar råder inga tvivel. En styrelseportal är både relevant och värdefull för bolag av alla storlekar!
Vill du veta mer?
Admincontrol – ett bolag i Visma-koncernen.