När Filmstaden stod inför utmaningen att byta ut sitt lönesystem stod Visma och HR-plus 8 längst fram i kön som en modern och effektiv lösning att möta organisationens nya behov. Henrik Alfredsson, systemförvaltare och löneadministratör, delar med sig av resan mot en helt digitaliserad löneverksamhet, och de märkbara fördelarna det inneburit för Filmstaden över hela landet.
En nödvändig förändring med förenkling som mål
Filmstaden är Sveriges ledande biografkedja med rötter som går tillbaka till början av 1900-talet. Med 33 biografer på 16 orter i Sverige har Filmstaden omkring 1200 anställda, som arbetar med allt från biografdrift till administration och kundservice.
År 2020 började Henrik Alfredsson som löneadministratör i den centrala organisationen, där han genast fick ett viktigt uppdrag kring systemförvaltningen, och att välja ett nytt lönesystem. Diskussionerna kring uppdatering och modernisering kring lönehanteringen hade pågått inom Filmstaden i flera år utan att riktigt landa i något – men nu fanns en viktig avgörande faktor:
– Det befintliga systemet, HR-plus 6, var väldigt kundanpassat och specialbyggt för vår tidigare ägare Bonnier – men alldeles för stort för Filmstaden separat. Dessutom skulle det inte längre finnas någon support för HR-plus 6, vilket gjorde att det var hög tid för oss att byta. Vi har också speciella utmaningar kring semester och LAS, i och med Scen- och Filmkollektivavtalet, vilket också ställde krav på vårt system.
Starkt system som kunde möta utmaningarna
I utvärderingsprocessen övervägdes andra alternativ till HR-plus 8, men det visade sig snart att de konkurrerande leverantörerna inte kunde nå upp till Visma Enterprises standard. Mycket av sådant konkurrenterna skulle behöva utveckla separat hade HR-plus redan klart i sitt system. Det gjorde att Filmstaden kände sig trygga i vetskapen om att de kunde hantera organisationens utmaningar på ett bra sätt – där målet var att standardisera så mycket som möjligt.
Ett år av intensivt samarbete
Processen att implementera HR-plus 8 påbörjades cirka ett år innan det nya lönesystemet gick live i oktober 2023. Ett intensivt år, menar Henrik, där flera delar behövde ske samtidigt och saker implementerades parallellt med varandra. Att kunna fokusera hundra procent på projektet har varit helt nödvändigt för framgången – och med ett dedikerat projektteam från Visma har de haft ett samarbete Henrik beskriver som ovärderligt:
– Vi hade en otrolig tur att få en så erfaren projektgrupp, med runt sex personer som följt oss och varit väldigt behjälpliga genom hela processen. Det var ett organiserat projekt från Visma Enterprise håll med tydlig information, stående möten och kontinuerlig återkoppling, vilket vi verkligen uppskatta, säger han.
Utmanande integrationer
En synnerligen utmanande del i arbetet med HR-plus 8 var integrationen med tidrapporteringssystemet Quinyx, som används dagligen av medarbetarna på biograferna runtom i landet. Henrik betonar hur ineffektivt arbetet med tidrapportering varit:
– Eftersom vi tidigare behövde lägga in alla uppgifter i båda systemen separat blev det ett oerhört dubbelarbete ute i verksamheten. Genom integrationen till HR-plus 8 sker det istället automatiskt via API. Med tanke på att inget av systemen kunde ha någon nedtid för att fokusera på implementation var det extra utmanande att få allt att fungera. Vi provade mycket i testmiljön hela tiden, och såg att så fort vi ändrade en viss sak så försvann en annan koppling, till exempel. Det har varit en process att få till, men nu sedan slutet av mars är allt live!
Digitalisering som givit märkbara fördelar
Genom övergången till HR-plus 8 har Filmstaden sett betydande förbättringar i sin lönehantering – inte minst när det kommer till effektivitet och tidsbesparing i form av digitalisering. Allt från e-signering av anställningsavtal till automatiserade reseräkningar och kvittohantering har bidragit till en mer effektiv arbetsprocess för de omkring 50-60 personer som dagligen arbetar i systemet. Även automation underlättar interna processer, där vissa arbetsuppgifter, som periodbyte eller sammanställning av rapporter, kan köras i bakgrunden istället för att utföras manuellt.
Samtidigt har biografchefer och HR-assistenter över hela landet fått minskade manuella arbetsuppgifter och slipper dubbelregistrera uppgifter.
– Tidigare kunde en biograf printa ett avtal per anställd och månad, och folk behövde springa runt och jaga signaturer. Nu har vi inte behövt skriva ut ett enda papper i lönesyfte sedan vi började med HR-plus 8. Det har sparat massor av tid och manuell hantering, understryker Henrik.
Han berättar också att de fått fin feedback från medarbetare ute i organisationen, som uppskattar att systemet blivit mer användarvänligt och moderniserat.
Fler funktioner väntar i framtiden
Med HR-plus 8 framgångsrikt implementerat ser Henrik Alfredsson och Filmstaden fram emot att utforska ytterligare funktioner och effektiviseringar i systemet. I pipeline ligger bland annat lönerevision, där planen är att utnyttja HR-plus modul för detta, istället för att som idag hantera det i Excel.
– När vi gick in i det här projektet hade vi stora drömmar om hur vi skulle kunna utveckla och förbättra mycket mer – men vi insåg snabbt att det var lite övermäktigt. Just nu är det saker som behöver sätta sig och finjusteras, sedan kommer vi absolut att fortsätta arbeta för att utnyttja HR-plus fulla potential framöver tillsammas med Visma Enterprise, avslutar Henrik.