Flexibel schemaläggning, stämpelklocka för timanställda och bakdatering av timmar var tre viktiga krav när Fridaskolorna letade efter ett nytt, bättre tids- och schemaläggningssystem. Samtidigt jobbade de mot klockan för att undvika att behöva binda sig ytterligare ett år i sitt nuvarande avtal. Här berättar HR-generalist Linnéa Säreborn om vilka utmaningar som fanns, och varför valet föll på Medvind.
Fridaskolorna är en fristående skolkoncern i västra samt södra delen av Sverige med totalt närmare 900 medarbetare. Linnéa Säreborn, HR-generalist, har sett utmaningarna med schemaläggning och tidsstämpling för organisationens stora personalstyrka, och har erfarenhet av två tidigare system som inte kunnat möta deras behov till fullo:
– Under 2021 bytte vi från vår dåvarande leverantör, framför allt för att våra timanställda skulle kunna tidsstämpla direkt i systemet, i motsats till den tidigare manuella hanteringen. Samtidigt skulle det underlätta den individuella schemaläggningen. Men det tog bara knappt ett år innan vi insåg att det fanns en del systemtekniska brister i förhållande till våra behov och krav som inte gick att komma runt. Samtidigt lirade inte vår organisations struktur ihop med vad deras lösning kunde erbjuda, inte minst med tanke på den mängd personal vi har, samt våra många timanställda i omlopp.
Snabbt behov av ny lösning med tydliga krav som grund
Fridaskolornas behov av att fatta beslut om en ersättare till det befintliga systemet behövde gå fort, då det tidigare avtalet löpte ut och en förlängning inte var aktuell. Under senhösten 2022 påbörjades därför processen med att snabbt hitta en ny leverantör som kunde motsvara deras behov. Kravspecifikationen var tydlig, där en betydande faktor var hur smidigt det var att schemalägga en stor andel personal med rullande scheman. Samtidigt fanns tydliga önskemål kring att kunna bakdatera tidsstämplingarna; något som det tidigare systemet inte kunde och som därmed skapade mycket merjobb för löneadministrationen och skolledarna.
– Att stämpla med stämpelklocka var nytt för personalen, så det var mer regel än undantag att man missade att göra det när man kom till jobbet eller gick hem. Att medarbetarna själva skulle kunna korrigera timmarna tillbaka i tiden var därför väldigt viktigt och ett stort önskemål i den nya upphandlingen, säger Linnéa.
Beprövat system för skolverksamhet var avgörande
Då Fridaskolorna genomgått samma process bara ett år tidigare fanns leverantörer som då var med i upphandlingen i färskt minne. Medvind från Visma Enterprise var ett av de kvalificerade alternativen. Linnéa Säreborn menar att valet föll på Medvind framför allt av den orsaken att de hade ett stort och beprövat system som många kommuner och motsvarande skolverksamheter också använde.
– Vi ville faktiskt vara en “kund i mängden”, i ett system som har fler kunder av vår storlek och som tidigare har arbetat mot skolbranschen. Vi ville ha ett beprövat tids- och schemasystem där vi inte behöver vara med och utveckla systemet så att säga, vilket lätt kan bli fallet om man är en av leverantörens största kunder. Med Medvind kände vi oss trygga i att de redan kunde hantera våra behov och krav på ett bra sätt, säger Linnéa.
Hon betonar också en värdefull insikt från arbetet; vikten av att inte bara leta efter det som saknas, utan att även vara mån om att behålla det som redan fungerar i organisationens befintliga system.
– Man vet ofta vad man vill ha, och vad man saknar – men glömmer vad som redan funkar. Det var något vi inte tänkte på när vi bytte från vår tidigare leverantör, då vi förlorade en del värdefulla funktioner. Det blev istället en lärdom vi tog med oss in i den nya upphandlingen av Medvind, säger Linnéa.
Implementation som krävde kompromiss
I sin dialog med Medvind var Fridaskolorna tydliga med behovet av en kort tidsplan för implementationen, eftersom de till hösten annars riskerade att stå utan system. Vid projektets start runt årsskiftet 22/23 visade det sig dock att Medvinds möjligheter såg annorlunda ut än utlovat. Linnéa Säreborn berättar om oron som uppstod kring att de inte skulle kunna gå live som planerat:
– Vi kunde ju inte stå flera månader utan ett system för lön, det var helt ohållbart. Men när vi skissat på en kompromiss så fick vi till en tidplan som funkade från båda håll. Däremot fanns det ju fortfarande lite farhågor kring vilka risker som detta kunde medföra, i och med att vi jobbade på i dubbelt tempo jämfört med hur en implementationsfas egentligen borde se ut. Vad händer om vi får brist på resurser? Vad händer om vi inte hinner testa alla funktioner?
Pågående efterarbete med integrationer
I och med den tajta tidsplanen så skapades en del efterarbete för Fridaskolorna som behövde genomföras när implementationen väl var avslutad. I september 2023 kunde medarbetarna börja arbeta i det nya systemet, och månaden därpå kunde den första lönen köras. Utmaningarna som kvarstod handlade framför allt om integrationerna mellan Medvind och Fridaskolornas personal- och lönesystem.
– Den korta implementationstiden har inneburit att inte alla funktioner och kopplingar mellan systemen fanns på plats när organisationen gick live. Under processen missade vi till exempel att våra andra system, som tar emot och levererar data, också måste hänga med i tidsplanen vi satt upp. Medvind har varit hjälpsamma i den här processen och tagit en stor del av kontakten med våra andra leverantörer för att försöka lösa detta smidigt, säger Linnéa.
Minskad handpåläggning och enkel hantering största vinsterna
Det viktigaste fokuset för Fridaskolorna var att lyckas få Medvind på plats i tid, samtidigt som det fanns en förhoppning kring att det nya systemet även skulle uppfylla stora delar av deras önskelista. Ett av målen var att göra det enkelt för timanställda att redovisa sin tid ordentligt redan från början.
– Den största vinsten med ett fungerande tids- och schemasystem är just tiden vi sparar på att undvika manuell handpåläggning och onödiga felaktigheter. Ju mer vi växer så märker vi att det är omöjligt att hantera tidsstämpling manuellt. Vi har i dagsläget två lönespecialister och deras tid är värdefull. Samtidigt var det lika viktigt för oss att systemet också skulle uppskattas av medarbetare och chefer ute i verksamheterna. Skolledarna har fått en bättre överblick över flödet redan nu, och vi har faktiskt hört väldigt lite från medarbetarna, vilket i sig är ett gott tecken! säger Linnéa.
Ett tillmötesgående och tryggt samarbete
En framgångsfaktor för Fridaskolornas arbete med Medvind och Visma Enterprise grundar sig i ett tryggt och pålitligt samarbete, där individerna är de som har betytt mest för upplevelsen.
– Det har varit lätt att få kontakt med alla. De har varit snabba på mejl och telefon och väldigt tillmötesgående. Att vi har haft korta och effektiva kommunikationsvägar har varit superviktigt för implementationen och grunden till en bra känsla som vi haft genom hela samarbetet, avslutar Linnéa.