Kommuner har flera utmaningar med bristen på ekonomi som gemensam nämnare. Detta eftersom kostnaden för välfärden ökar snabbare än intäkterna. En del av lösningen finns i digitalisering och möjligheten att spara skattepengar genom att jobba mer effektivt.
– Vi kan inte be folk jobba snabbare, det är i alla fall inte min melodi. Däremot tjänar vi mycket på att effektivisera, säger Pär Lints.
Pär Lints är enhetschef för HR-service i Gävle kommun. Sedan han tillträdde tjänsten för fem år sedan har mycket av hans arbete kretsat kring hur HR och lön ska kunna prestera bättre och underlätta för verksamheten genom att jobba mer digitalt.
– Vi strävar efter att öka kvaliteten och leveransprecisionen i vår löneprocess. Trots att arbetssättet förändrats mycket under de här åren, vill ingen av mina medarbetare gå tillbaka och arbeta som förr.
Förändringen består av en rad åtgärder. Gävle kommun använder HR- och lönesystemet Personec P och är igång med många av systemets verktyg som utvecklats för att underlätta jobbvardagen. Bland annat Anställningsguiden, digital signering och e-arkivet för personalakter.
– Vi utnyttjar även processen med att skicka intyg till Arbetsgivarintyg.nu. Den underlättar mycket! Men vi har också lagt resurser på att göra egna användarutbildningar och skapat en robot som hanterar åtta olika processer.
Molntjänster medger större fokus på kärnverksamheten
2019 tog Gävle kommun ytterligare ett steg mot digitalisering, genom att följa samhällstrenden och gå mot molnet. Inför beslutet fanns en viss oro för säkerheten och rädsla över att tappa kontrollen. Men möjligheten att kunna fokusera mer på kärnverksamheten vägde tyngre.
Idag har Gävle Personec P som SaaS-tjänst, eller Software as a Service. Det innebär att Vismas experter ansvarar för all teknik, såsom drift, underhåll, uppgradering och backup:er.
– Personec P är ett komplext system och det var inte helt enkelt att hantera uppgraderingar av den digniteten på egen hand.
Den första av systemets två årliga uppgraderingar är inplanerad samma eftermiddag som samtalet med Pär Lints äger rum. Liksom under projektet med att flytta databaserna från Gävles egna servrar till Vismas, är Pär Lints trygg med dagens övning och bekräftar att den inte föranleder någon större notis ens bland systemförvaltarna.
– Vi upplever inga problem. Det är klart att det kan dyka upp buggar direkt efteråt, men då brukar Visma vara snabbt på tå. Jag tycker att tjänsten håller kvalitet och de gånger vi hör av oss, för att någon inte kommer in eller att systemet går trögt, får vi snabb återkoppling
Alla gynnas av en fortsatt digitaliseringsresa
Pär Lints upplever att offentlig sektor i flera digitala avseenden har nått långt, till och med längre än den privata sidan. Åtminstone vad gäller HR- och lön. I Gävle stannar digitaliseringsresan heller inte här. Nu är siktet inställt på att lägga grunden för framtidens lönehantering.
– Vi sitter inte och väntar. Vi har som mål att hela tiden göra livet lättare och förbättra för våra chefer. Mycket kan effektiviseras bara genom att börja använda alla funktioner som redan finns i systemet. Det är också viktigt att modernisera arbetsplatsen inom löneadministration. Framtidens medarbetare kommer knappast att vilja hantera papper eller knappa in uppgifter manuellt, säger Pär Lints.