När jag besöker tjänsteföretag som vill effektivisera sin verksamhet märker jag att de ofta arbetar i fel typ av verktyg. Man använder till exempel Excel för att det känns tryggt och för att man alltid har gjort det. Förändring uppfattas ofta som något jobbigt och tidskrävande. Men det behöver inte vara så. Här är ett par tips som kan göra din projekthantering mer effektiv.
En bra början är att skaffa ett system som är plattformsoberoende. En webbaserad lösning med all viktig data tillgänglig online, i realtid, bidrar till ökad flexibilitet bland användarna. Att ha tillgång till information från vilken enhet som helst, när som helst, och enkelt kunna dela den med kollegor och kunder bidrar till kortare ledtider.
Även ett plattformsoberoende projekthanteringssystem hjälper alla inblandade i ett projekt att leverera inom budget och tid. Tidrapportering kan göras direkt i mobilen och på så sätt får man bättre koll på vart och till vad timmarna går. Särskilt bra är det för företag med konsulter ute på fältet.
Alla timmar som rapporteras in är viktiga för fakturering och uppföljning, men det kan även vara en viktigt del av den interna processen för lönehantering. Att enkelt kunna ta vara på tid, avvikelser samt utlägg som rapporterats in och omvandla detta till ett löneunderlag hjälper företaget att spara in både tid och resurser.
Ett annat tips är att investera i ett system som enkelt låter användaren spara och dela filer som tillhör ett specifikt projekt. Genom att integrera fillagringen direkt in i projektet, skapas ordning och reda bland filer och mappar. Alla användare vet var dokumenten finns och man behöver inte lägga tid och energi på att leta efter rätt information.
Om man dessutom anpassar systemets startsidor för varje enskild användare kan alla inblandade i projektet på ett snabb och lättöverskådligt sätt får tillgång till information som är relevant för just dem, utan att behöva leta.
Det finns många verktyg som kan göra din projekthantering mer effektiv, men det viktigaste är att verktygen kan integreras med varandra, så att du slipper hoppa mellan dem. Välj en lösning som ger dig möjlighet att i realtid ta kontroll över ditt projekt, från första kundkontakt till skickad faktura, och med all information samlad på ett och samma ställe för enklare uppföljning.