Hållbar effektivitet kan göra dig mer produktiv, samtidigt som du mår bättre och upplever en ökad arbetsglädje. Maria Breitholtz Söderström på Timefinder delar med sig av flera bra tips på hur du når dit.
Den som redan känner sig stressad på jobbet kan uppleva att trycket över bröstet ökar när chefen pratar om att arbeta mer effektivt. Betyder det att jag måste jobba ännu snabbare och hårdare?
– Effektivitetsbegreppet uppfattas lätt fel. Det handlar inte om att vi ska pressa oss mer, snarare att vi ska stressa mindre och må bra, säger Maria Breitholtz Söderström som leder utbildningar i “hållbar effektivitet” på Timefinder.
Hållbar effektivitet handlar om att frigöra tid, men också att vi får bättre kontroll och börjar fundera på vad som är viktigt på riktigt. Vi blir både effektivare och mer produktiva, samtidigt som vi mår bättre och upplever en ökad arbetsglädje.
– De flesta har en vardag att förhålla sig till. Men genom att planera tiden och strukturera oss på ett sätt som ger möjlighet att vara mer här och nu, kan vi jobba effektivt och samtidigt minska eventuell stress, säger Maria Breitholtz Söderström och tillägger att relativt små förändringar kan göra stor skillnad och sätta bollen i rullning.
Underskatta inte värdet av små förändringar
Ett bra första steg är att ta kontroll över inkorgen och stänga av funktionen för notifieringar.
– Många inser inte hur ofta de avbryter arbetet för att kontrollera sina mejl. Det är svårt att låta bli, speciellt om det plingar och ploppar överallt.
Ur ett effektivitetsperspektiv är det viktigt att kunna fokusera längre stunder. Maria Breitholtz Söderström skiljer på aktiva och passiva avbrott, beroende på om du tar initiativ till dem själv eller inte. Rekommendationen är att försöka begränsa båda.
– Fundera på vilka avbrott du har i din vardag. Räcker det kanske att kolla mejlen två gånger per dag? Istället för att bli störd av frågor flera gånger, kanske du kan bjuda in till ett avstämningsmöte? Men kom ihåg att hålla en trevlig ton och var tydlig med att du vill hjälpa till.
Hållbar effektivitet förutsätter insikt om oss själva
Förutom förändringar i vardagen behöver vi också lära oss mer om hur hjärnan fungerar. Vid stress aktiveras vårt överlevnadssystem och en primitivare del av vår hjärna tar över där det gäller att slåss, fly eller spela död. Det här är en evolutionär funktion som gjorde skillnad en gång i tiden, men dagens samhälle ställer helt andra krav. Det är fortfarande funktionellt ifall vi möter arga vildsvin under skogspromenaden eller kliver ut framför en bil på gatan, men är mindre bra ifall vi aktiverar samma system varje gång vi pratar med chefen, får ett jobbig mejl eller tänker på allt vi ska göra. Därför behöver vi lära oss att återföra tankeverksamheten till främre hjärnan, där besluten tenderar att bli mer genomtänkta.
– Att lugna och få ner andningen signalerar ingen fara och för tillbaka kontrollen. Då tänker vi smartare och kan zooma ut och se saker för vad de är. Är det verkligen på liv och död? Kanske inte.
Maria Breitholtz Söderström rekommenderar också att strukturera dagen utifrån om du är en så kallad morgon- eller kvällsmänniska.
– Enligt forskning sammanställd i boken “When” av Daniel H. Pink räknas 75 procent av befolkningen in i gruppen “morgonmänniskor”. Om du tillhör den gruppen passar det bäst att utföra arbetsuppgifter som kräver analytiskt tänkande på förmiddagen. På eftermiddagen är du däremot mer kreativ. Hjärnans energi är begränsad, men om vi får mycket gjort i början kan vi hamna i en positiv spiral.
Fem steg mot hållbar effektivitet på jobbet
Common sense is not always common action. Avfärda inte förslag för att de är enkla. Små vardagliga förändringar gör ofta störst nytta.
- Stäng av alla notifieringar
- Bestäm när du ska kolla av mejlen. Räcker två ggr/dag?
- Hitta en strategi för att begränsa avbrott
- Tänk på andningen i stressade situationer. Lär dig meditera genom att exempelvis gå en kurs i mindfulness.
- Är du morgonmänniska? Börja dagen med uppgifter som kräver analytiskt tänkande och spara de kreativa till eftermiddagen. Gör tvärtom ifall du är kvällsmänniska
Med korrekt arbetstidsplanering optimerar du verksamheten, skapar delaktighet bland medarbetarna och därigenom en bättre arbetsmiljö.
Läs mer om hur våra workforce management-lösningar underlättar bemanningen och gör medarbetarna nöjdare!