När företag mäter och förbättrar sin påverkan på sin omgivning får det stor betydelse för helheten. Om hållbarhetsarbetet tas på allvar och om det integreras med verksamheten så kommer medarbetarna att bli nöjdare och tycka att det är roligare att gå upp på morgonen än om ledningen bara fokuserar på kvartalsbokslut.
Medarbetarna vill känna att allt de gör är meningsfullt. Alla ska kunna bidra. För att lyckas med detta så anser jag att arbetet bör vara en del av företagets övergripande strategi. Det vanligaste skälet till förändring är att den uppstår i en kris. Idag befinner sig många i en svår situation och förändringen bubblar som kokande vatten. Det kan vara svårt att fokusera på miljö- och resursslitage när vi har utmaningar med ekonomi och social oro men det är viktigt att inte tappa hållbarhetsperspektivet.
Alla delar av näringslivet står inför stora förändringar. Digitaliseringen utraderar alla gamla affärsmodeller och ersätter dom med nya. Det är viktigare än någonsin att ha ett starkt ledarskap. Vi måste vara agila, flexibla och snabbfotade. Det går inte längre detaljstyra i samma utsträckning och våra långsiktiga visioner bör vara byggda på normer och värderingar. Vi ska inspirera istället för kontrollera. Jag har i en serie av tre bloggar skrivit om projekthantering i en agil verksamhet med fokus på dessa tre områden; ledarskap, kundvärde och uppföljning.
Inspireras av modellen för hållbarhetsarbetet istället för att se det som ett tvång. Värdet som byggs upp är en del av ett bättre ledarskap.
Hållbarhetsredovisning
Sedan 1 januari 2017 måste alla större bolag göra en hållbarhetsredovisning. Det berör bolag med över 250 anställda, en balansomslutning på mer än 175 miljoner kronor, en nettoomsättning på över 300 miljoner kronor. Men det är även mindre bolag som gör hållbarhetsredovisningar då det visar på kvalitet och medvetenhet. Den 1 september 2015 kom FN:s medlemsländer överens om en agenda för hållbar utveckling: Agenda 2030, det var uppstarten till många bra initiativ inom hållbarhet.
Förändringstakten är hög i samhället och organisationers genomsnittliga livslängd blir allt kortare. De bolag som överlever är dom som vågar satsa och vågar ta vara på de möjligheter som förändringen skapar. Mitt råd är att försöka hitta nyttan i den hållbara utvecklingen och strategiskt förhålla sig till de nya spelreglerna som våra politiska ledare beslutar om och inte bara anpassa sig efter dom. Hållbarhetsarbete är verksamhetsstyrning och ska vara integrerat i den övergripande strategin. Ansvaret kan inte delegeras, det operativa ansvaret är ledningens men det är klokt att ha någon som koordinerar arbetet, som ser till att det håller hög kvalitet och rapporterar hur det går. Ert hållbarhetsarbete kan faktiskt vara det mest värdeskapande arbete ni gör. Att sätta mål som att bli en friskare organisation, koldioxidneutralt eller att sträva efter större mångfald är exempel på hur ni kan öka er värdeutveckling.
Hållbarhetsrapporten ska innehålla upplysningar på följande fyra områden:
– Miljö
– Sociala förhållanden och personal
– Respekt för mänskliga rättigheter
– Motverkande av korruption.
Den ska även ange:
– Affärsmodell
– Hållbarhetspolicy
– Granskningsförfaranden
– Resultat av policyn
– Väsentliga risker
– Riskhantering
– Centrala resultatindikatorer
Hållbarhetsarbete är en process för att successivt bygga en mer konkurrenskraftig organisation. Jag vill inte påstå att det är lätt att ställa om kursen till att långsiktigt planera och arbeta för att få en hållbar organisation men det är heller inte svårt. Man måste tänka brett och långsiktigt. Vid sidan av det finansiella målen måste det även finnas sociala och miljömässiga mål på de områden där organisationen gör avtryck och kan göra skillnad. Hållbarhetsbegreppet innefattar ekonomisk och social hållbarhet samt miljö. Att styra mot hållbarhet bygger värde och skapar lönsamhet. Det är viktigt att vi sätter en tydlig och bra vision samt mål att sträva efter.
Visionen: Varför finns vi här? Vad ger mig och mina medarbetare inspiration och energi? Vad får oss att känna stolthet? En bra vision inspirerar och förenar. Den ska kännas äkta. Den ska ge en tydlig bild av det långsiktiga bidraget till någonting större. Den behöver inte vara mätbar. Den ska vara kortfattad och skapa en effektivare väg mot målet.
Målen: Välj några miljömässiga mål, finansiella, och några sociala mål. När alla mål är mätetal och satta så startar resan. Viktigt är även att försöka avgöra hur lång tid det tar att uppnå de uppsatta målen. Målen ska alltså vara mätbara, jämförbara och tidsbestämda. Vilka finansiella, sociala och miljömässiga sammanhang sätter organisationen störst fotspår? Vilka förbättringar kommer att göra störst skillnad för så många som möjligt? Materialval, energiförbrukning, buller, transporter, lönsamhetsmål, minskad sjukfrånvaro, hur undviker vi olyckor, personalomsättning, inrätta en whistleblower-funktion. Hur ser utnyttjandet av mark och kontor ut och hur påverkar det social och ekonomisk utveckling? En annan vinkling är att för mediebolag så är yttrandefrihet en viktig hållbarhetsfråga. Genom granskning kan media försvåra missbruk och korruption. Att mäta hur många språk som talas i organisationen är ett mål för mångfald exempelvis.
Alla företag har all anledning att integrera hållbarhetsarbetet i sin ordinarie verksamhet och jag ska visa er exempel på hur det skulle kunna gå till i en projektintensiv verksamhet. Det är givetvis stora skillnader i branscher på hur man ska se/mäta på vilket fotspår man lämnar efter sig. Det finns olika frågor man kan ställa sig och försöka göra dessa till mätbara enheter.
5 skäl till varför företag bör beräkna sitt klimatavtryck
- Skapa hållbarhetsstrategi
Att veta hur stora utsläpp verksamheten har är det första steget till klimatansvar och är basen till en hållbarhetsstrategi. Innan klimatmålen sätts upp behövs det kunskap om hur stora utsläppen faktiskt är. Alltså mät era utsläpp innan ni sätter klimatmål. I Visma.net Project Management kan ni skapa anpassade fält på projekten ni arbetar med för att mäta kilmatavtrycket. Vad kan ni mäta? Vad vill ni mäta och kunna jämföra? Möjligheterna är många. Det går att göra formler och beräkningar samt jämföra projekten. Jag har gjort några exempel på KPI:er nedan.
- Mätbara resultat
Konkretisera ert klimatarbete genom att göra årliga utsläppsberäkningar. Era resultat blir mätbara och med vårt projekthanteringssystem går det att jämföra mellan projekten, det går med nyckelord skapa segmenteringar på projekt och göra jämförelser där emellan också. Mätetalen är anpassningsbara så det är ni som bestämmer vad som skall mätas och i vilka enheter.
- Hitta källan till utsläppen
Kartlägg era utsläpp så att det blir tydligt vilka utsläppskällor ni har och hur stora de är. Är det verkligen flygresorna som är den största utsläppsposten eller är det kanske elförbrukningen? Med en korrekt beräkning så slipper ni gissa. Rapportverktyget i Visma.net Project Management hjälper er att med ett knapptryck ta fram denna statistik från projekten. - Fatta beslut på rätt nyckeltal
En sammanställning av era utsläpp och vilka utsläppskällor ni har visar vart ni bör lägga fokus i åtgärdsarbetet för att säkert kunna minska er klimatpåverkan. - Ökad kontroll
En klimatberäkning leder också ofta till ökad kontroll på verksamheten. En kartläggning av utsläpp och relevanta nyckeltal ger ny kunskap om verksamheten som kan vara ett bra underlag för andra typer av beslut. Integrera hållbarhetsarbetet i vårt projekthanteringsverktyg Visma.net Project Management genom interna projekt, skapa arbetstyper såsom exempelvis träning. Få ner koldioxidutsläpp genom att göra medarbetarna medvetna. Belöna miljövänligare alternativ. Möjligheterna är många.
Var modig, handlingskraftig och gör det med omtanke
Många personer i ledarroller som jag stöter på är rädda för kritiken man får utstå då man arbetar med hållbarhetsfrågor. Förändringar kan vara jobbiga men också väldigt roliga. Här handlar det om mod, våga bryta mark. Kämpa för visionen, våga erkänna misstag och navigera om i rätt riktning. Att sträva efter en gemensam vision tillsammans med medarbetarna och skapa en atmosfär av inspiration och kreativitet. Var handlingskraftig och visa berörda att du gör rätt prioriteringar. Alla val du gör bör du göra med omtanke. Lever du som du lär? Agera hållbart och våga utmana, det är skillnaden som gör skillnaden. Fira segrar och skapa en känsla av framgång. Alla måste delta på din resa, kanske inte gilla allt men alla ska känna sig sedda och lyssnade på. Det som behöver göras är inte alltid en dans på rosor, skära ner på kostnader och kanske minska ner på personalstyrka är exempel som inte är så roliga. Men om ni har en tydlig vision så blir det lättare att ta kritik och övervinna motstånd. Ha tålamod, att bygga förtroende tar tid. Hållbarhet uppstår enligt ordboken när något blir tillräckligt stadigt för att stå emot påfrestningar.
Så klimatsmart är e-fakturan
Att ställa om till e-faktura och modernisera era fakturaflöden är en av de mest hållbara investeringarna ni kan göra i er vardag. Detta är en förändring som heller inte skiljer sig mellan branscher utan alla kan vara med och bidra till ett bättre klimat. Sedan den första april 2019 gäller lagen för e-fakturering, Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska fakturor som överensstämmer med den europeiska standard för elektronisk fakturering. Digital hantering minskar koldioxidutsläppen för fakturor jämfört med pappershantering. De största besparingarna sker vid minskade utskrifter, porto, papper, kuvert och till slut postutdelning. Utsläppen vid arkivering av digital fakturering är i det närmaste lika med noll. Det finns även en finansiell vinst att göra. Här kan vi se uträkningar på att ta emot fakturor samt att skicka fakturor.
Ta emot fakturor – man räknar med att en pappersfaktura kostar ca 80 kr att skanna, kostnaden för att istället ta emot via e-faktura uppskattas till 2,50 kr. Extern skanning 6,70 kr.
Skicka fakturor – Enligt nätverket för elektroniska affärer (NEA) räknar man med en besparing om minst 10 kr per kundfaktura som skickas elektroniskt.
I Visma.net Project Management får ni en automatiserad fakturering som spar mycket tid. Fakturaunderlaget hämtas från projekt, rapporterade timmar, utlägg och resekostnader, produkter och kundinformation. Underlaget sammanställs och är redo att skickas med en knapptryckning. Visma.net Project Management kan även integreras med ert bokföringssystem.
- Återkommande fakturering för exempelvis serviceabonnemang.
- Sammanställ flera jobb på en faktura.
- Stödjer flera momssatser och alla valutor
- Jobba med färdiga prislistor i systemet
- Fakturor redo för att skickas kan skickas automatiskt genom tredjepartstjänst (e-faktura), mailas som PDF eller skrivas ut.
Det är människorna som gör resan
Jag och mina kollegor jobbar för att tillfredsställa organisationers krav om behov, information och konsultation för att ni ska möta så få flaskhalsar som möjligt på er förändringsresa. Alla måste kunna komma åt data och fatta beslut. Marknad, konsult, försäljning, kundservice, utveckling, produktion, inköp, logistik, ekonomi, it och personalfunktionen. Digitalisering handlar långt ifrån bara om teknik, vi får aldrig glömma att det faktiskt är människorna som gör resan.
Mycket går såklart också att skräddarsy. Med hjälp av våra konsulter kan ni få ett avancerat verktyg anpassat för just er.
Vi visar och berättar gärna hur vårt projekthanteringsverktyg kan hjälpa er att jobba mer hållbart.