Det sjunde inlägget i bloggserien ”Inköpstankar i tiden” handlar om KPI:er för leverantörsuppföljning. Den största delen av inköpsarbetet infaller efter ett avtal ingåtts och det är därför olyckligt att leverantörsuppföljning ofta prioriteras ned. Helena Brynolfsson ger dig därför tips på hur du kan komma igång med att utveckla och införa KPI:er för leverantörsuppföljning.
I mitt senaste blogginlägg om leverantörsuppföljning nämnde jag att enkelhet och relevans är viktiga framgångsfaktorer vid leverantörsuppföljning/avtalsuppföljning (härefter används enbart leverantörsuppföljning som definition). I detta inlägg tänkte jag resonera kring hur man kan utveckla KPI:er för leverantörsuppföljning.
För att göra detta måste du ta reda på vad och vem du ska mäta samt hur du ska använda de resultat du får.
1. Leverantörsprestationsförväntningar och leverantörsegmentering
Börja med att tillse att själva leverantörsuppföljningsinitiativet och mätningarna som ni planerar att göra är i linje med din organisations strategi och mål. Ta sedan reda på vad ni behöver från era leverantörer för att ni ska uppnå era mål genom att definiera era leverantörsprestationsförväntningar.
Samtidigt som ni arbetar med att definiera förväntningar bör någon form av leverantörssegmentering göras för att ni ska veta vilka leverantörer som ska mätas och följas upp. Allt för att ni ska kunna fokusera och prioritera era begränsade resurser på de leverantörer som betyder mest (alternativt de leverantörer som skapar risker som måste övervakas/undvikas) och för att ni ska hinna hantera, följa upp, utveckla relationer samt implementera förbättringar med nyckelleverantörer.
2. Utveckling av KPI:er
Nästa steg blir att utveckla själva KPI:erna baserade på de förväntningar ni har på era leverantörer.
Arbeta i workshops med en tvärfunktionell representation av medarbetare och ställ frågor: vad ska vi mäta för att veta att till exempel leverantören presenterar enligt avtal, levererar i tid, med kvalitet och är ekonomiskt stabil?
Tänk på att utveckla KPI:er som verkligen betyder något och som är meningsfulla för er organisation och som inte bara är enkla att mäta. Min erfarenhet är att det i detta steg är klokt att även engagera leverantörerna. Låt en representativ grupp leverantörer hjälpa er med att utveckla KPI:er. Ni kommer att få värdefull input och idéer.
3. Utveckling av mätmodell
När väl KPI:erna är klara påbörjas utvecklingen av mätmodell. Ni måste fundera igenom hur KPI:er ska inhämtas. Vilka verktyg, källor och typ av information/beräkningar ska användas? Vad är en accepterbar nivå (baseline och mål)? Ska scorecard designas? Behöver avtal synkas? (SLA)
4. Applicering av resultat och implementation
Sista steget innan implementering är att planera för hur mätetalen ska omsättas till handling och resultat. Sen är det dags för utrullning i vågor för att testa insamling av data, KPI:er och mätmodell. Välj ut ett fåtal leverantörer, kör pilot, utvärdera och modifiera om det behövs. Implementera sen fullt ut. Uppmärksamma och belöna framgångar, vänd motgångar och integrera leverantörsuppföljningen i det dagliga operativa arbetet.
5. Glöm inte er egen organisation
Det kan lätt bli så att man sätter upp leverantörsuppföljning, men att man inte riktigt tagit med att leverantörers prestation inte enbart beror på deras egen förmåga/duglighet utan också på hur deras kunder beter sig, gör eller inte gör (det vill säga ni). Så syna era egna sömmar. Var ödmjuk. Och ta med er egen del i detta samarbete.
Glöm inte heller att det krävs ledningens stöd, tvärfunktionellt samarbete och kommunikation för att lyckas, men det får bli ett helt eget blogginlägg längre fram.
I nästa blogg tar jag och reflekterar över de nya direktupphandlingsgränserna och drar paralleller till privat sektor.
Har du missat Helenas förra blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”? Läs samtliga här:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”