Du sitter i ett möte, men vet inte vad du ska bidra med. Syftet är oklart och halva tiden går åt till att ge information. Någon deltagarna fastnar i en diskussion som berör ett annat område och när tiden är ute vet du inte vad ni egentligen kom fram till. Känns det igen?
Hur mycket kostar dåliga möten organisationen?
Detta var temat på ett webbinar i april, där mötesexperten Jörgen Dyssvold förmedlade svaret. 150 000 kronor per medarbetare och år! Den totala kostnaden beräknas vara fyra gånger högre än den för sjukskrivningar och ändå pratar vi så lite om det här problemet.
Tvärtemot vad många trodde, har pandemin inte ökat medvetenheten om mötessjukan. Istället har även den digitaliserats och fortsatt att vara en del av människors nya vardag. Jörgen Dyssvold förklarar fenomenet med att “det är för enkelt att lägga till ett antal namn i listan och trycka på sänd”. Så vad kan vi göra för att motverka den kostsamma farsoten?
Sex tips för mer effektiva möten
- Begränsa antalet deltagare. Tänk att ett möte i en timme med fem personer inte är ett entimmesmöte, utan ett femtimmarsmöte
- Gör det till praxis att ingen ens får fundera på att bjuda in till ett möte utan att först ha fastställt syfte och mål
- Begränsa effekten av “Parkinsons lag” som säger att en uppgift fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den, genom att motverka etablerade normer. Vad händer om mötestiden kortas ner till 45 minuter som standard?
- Skicka ut information och instruktioner med mötesinbjudan, så att deltagarna kommer väl förberedda
- Starta digitala möten med en snabb check-in, en fråga till var och en som syftar till att få deltagarna att connecta.
- Gå igenom mötesreglerna och hänsvisa tillbaka till dem om något annat dyker upp under mötets gång