I det tolfte blogginlägget i serien ”Inköpstankar i tiden” synar Helena Brynolfsson svepande påståenden om bristande kompetens inom inköpsområdet. Är kompetensen verkligen problemet eller är det en indikation på en större fråga som bör åtgärdas?
I en värld av ständiga och snabba förändringar blir inköpsförmåga att upprätthålla kompetens* på kort och lång sikt en avgörande faktor för såväl inköpsfunktionens som för hela organisationens framgång.
Det övergripande målet för din inköpsavdelning måste vara att den ska kunna nå sina förbättringsmöjligheter/besparingspotentialer nu och i framtiden. En inköpsavdelning som medvetet och tydligt satsar på kompetensutveckling är dessutom en attraktiv arbetsgivare. Ett nog så viktigt argument för varje inköpschef, då vi alla slåss om samma inköpstalanger på marknaden. Frågan är då vilka inköpskompetenser behövs nu och i framtiden för att vara konkurrenskraftig?
Min personliga åsikt är att kunskap inom upphandling, avtal och förhandling, det vill säga traditionella inköpsfärdigheter, är baskompetenser vid rekrytering av kategoriansvariga/strategiska inköpare. Färdigheter jag förväntar mig att inköpspersonal har och kan. Det blir då andra kompetenser kombinerade med personlighet som avgör valet av kandidat.
Följande är ett axplock av inköpskompetenser som behövs nu och framöver på en inköpsavdelning (och då inte i en och samma person):
- Inköpsstrategi: kompetens att utveckla planer för inköpsprojekt eller inköpskategorier.
- Innovation och kreativitet: kompetens att utmana existerande lösningar och finna nya angreppssätt för gamla eller nya problem.
- Analys: kompetens att till exempel genomföra finansiell analys.
- Projekt och implementering: kompetens att driva och implementera projekt och/eller kategoriplaner.
- Kommunikation och påverkan: förmåga att involvera, påverka och övertyga intressenter.
Med detta sagt så är det intressant att notera att kompetens ofta diskuteras och speciellt inom offentlig sektor och då flitigt med vinklingen att upphandlare har låg, fel eller helt enkelt saknar kompetens. Är det verkligen så? Eller är det inte en förenkling av en mer komplex fråga?
Jag kan tycka att påståenden om bristande kompetens ofta dyker upp i ganska svepande ordalag. Med uttalande som till exempel: ”många upphandlare gör ett bra jobb, men de saknar ofta resurser och kompetens, detta är ett område som måste stärkas upp”. Detta låter diffust då det är oklart vad var bra eller vad som saknades.
I min värld så måste man gå tillbaka till en organisations strategi och specifikt (i detta fall) till inköpsstrategin för att kunna avgöra om det saknas kompetens eller inte. Vad är det inköpsavdelningen ska uppnå och leverera? Inom vilken tid? Är det aggressiva besparingsmål som ska levereras imorgon? Kortare ledtider? Time to market? Handlar det kanske om att minimera överprövningar? Detta ställer självklart helt olika krav på inköpsavdelningen och rimligen kan vi utgå från att varje inköpschef gör allt för att ekipera sin avdelning så att strategin och målen levereras. Något annat vore orimligt att tro.
Med det sagt så är utgångspunkten för min beskrivning av kompetensbehoven ovan för rollen kategoriansvariga/strategiska inköpare på en inköpsavdelning som ska leverera kostnadsbesparingar med ”bottom line” effekt och vars ambition är att konstant utvecklas till en högre nivå på van Weeles utvecklingskurva. Med en annan ambition och inköpstrategi kan kompetensbehoven se annorlunda ut.
Det knepiga blir om en inköpsfunktion saknar inköpsstrategi, mål och uppföljning. I det fallet blir det faktiskt omöjligt att avgöra om kompetens saknas är låg/hög eller fel/rätt, då det är oklart vad som ska göras, för vem, varför och vart man ska.
Så nästa gång när ett svepande påståenden om bristande kompetens dyker upp så föreslår jag att vi alla börjar med att syna det i sömmarna. Ställ er frågan: är det verkligen kompetensen som är problemet eller är det ett tecken på en större fråga som bör tas om hand först.
I nästa blogginlägg tar jag upp leverantörssamarbete.
*) I detta sammanhang definieras kompetens som kunskap + färdighet. Det vill säga:
Kunskap = medvetenhet eller förståelse om ett förhållande, fakta eller sanning
Färdighet = förmåga, baserat på kunskap eller erfarenhet, att prestera något bra
/Helena
Läs alla blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”