Med fler än 400 ERP-projekt bakom sig är Jonas Andersson, VD HerbertNathan & Co Sverige, en erfaren rådgivare inom affärssystem. I en intervju för Visma blogg ger han sin syn på digitaliseringens framfart och vad det innebär för företag och organisationer:
1. Vilken är din roll?
VD på HerbertNathan & Co Sverige. Devoteam har fusionerat med HerbertNathan & Co i Norge och Danmark. Devoteam är framstående på digitalisering, vilket även HerbertNathan & Co Sverige har nytta av.
2. Hur skulle du beskriva dig själv i en “elevator pitch?
Företrädare för den svenska affärssystemsbranschen. Har varit verksam i 30 år som leverantör och oberoende rådgivare. Erfarenhet från mer än 400 ERP-projekt inom alla branscher vad gäller förstudie, upphandling och införande samt kvalitetssäkring av införande.
3. Inom vilka tre områden, enligt dig, kan ett företag dra mest nytta av att digitalisera sina processer?
När vi pratar om digitalisering menar vi oftast olika saker beroende på vem vi pratar med. Frågan behöver delas i två delar:
1. Processutveckling, d v s digitalisering inom företaget där syftet är att förenkla rutiner genom kontinuerlig utveckling.
2. Förändrade affärer för kunden. Då handlar det mer om hur vi säljer, hur vi köper och att hitta nya sätt att utöka affären.
Om vi pratar utifrån processutveckling finns egentligen 5 områden:
1. Ekonomirutiner i nära anslutning till rapportering.
2. Rapportering och uppföljning i allmänhet.
3. Från sälj till order, d v s lead, prospect, offert, prisförhandling och därefter avtal/ kundorder. Det är vanligt idag att redan ha koll på kunderna i ett CRM-system. Då finns möjlighet till planering av kunder t.ex. per bransch. Det finns mycket som kan effektiviseras i det här flödet.
4. Lager och leveransplanering, d.v.s. när produkterna ska gå ut. Det finns stora möjligheter att effektivisera lagret och hålla det lågt. Det är enklare att få koll på kundernas behov och leveransbevakningen kan göras bättre.
5. Bokslutsrutiner.
4. Vilka större förändringar, som kan hänföras till digitaliseringen, görs på bolagens ekonomiavdelningar inom 3-5 år?
Vi kommer att bli papperslösa. Inom 3-5 år kommer vi att vara till 75 % papperslösa. Vissa områden kommer av t ex juridiska skäl att ta längre tid.
Scanning och tolkning ökar på alla områden. Vi ser inget behov av att behöva göra månads- och årsbokslut i framtiden. Undantaget är periodisering. Däremot kommer tiden för kontroll och avstämningar att minska drastiskt.
Ytterligare ett område är t.ex. bank. Vi kommer ganska snart att genomföra betalningar utan banken som mellanhand. Blockkedjetekniken innebär att fördela medel utan att banken är inblandad. Vi kommer också att kunna göra autoavstämningar mot det vi har på banken.
Hantering av reseräkningar kommer väsentligt att minska. Tiden det tar kommer att minska och automatiseras. På kort horisont finns fortfarande behov av papperskvitton. I framtiden behöver vi inte fotografera kvittot, utan lägger telefonen på en bricka så att inköpet automatiskt registreras in i systemet och konteras.
Marknaden har kommit ganska långt vad gäller inköp och fakturamatchning. Det finns möjlighet att väsentligen förenkla leverantörsfakturaprocessen. Det handlar inte bara om att lägga upp inköp på nummer och matcha, utan mer i form av ramavtal med leverantörer, där man gör löpande avräkning. Som en spinoff följer även fakturamottagningsdelen. Det krävs en mognad hos kunderna för att de ska börja jobba så.
5. Hur långt (i % från 0 till 100) uppskattar du att företagen kommit i digitaliseringen av olika ekonomiska processer?
Större och mindre organisationer fungerar något olika. Hos större företag rör det sig om 40-50 % idag. Större organisationer är alltså relativt digitaliserade. För äldre, mer traditionella mindre organisationer rör det sig om 20-30 %. Däremot ligger mindre nystartade organisationer ganska långt fram. Det beror på att de under hela sin verksamhetstid tillägnat sig de möjligheter som finns för att vara effektiv. Om vi ska gå in på processer blir det mer branschspecifikt. Kunder som jobbar mot konsumenter har i regel kommit långt i sin säljprocess med spårning av kunder, lojalitetsklubbar o.s.v. Processen baseras på informationshantering om kunder. Logistik och annan tung verksamhet har kommit ganska långt i att hantera smarta varuflöden, ruttplaneringar, 3:e partslogistik o.s.v. Ekonomifunktionerna skiljer sig mellan privat och offentlig sektor.
6. På vilket sätt kommer digitaliseringen att påverka ett företags affärsmodell?
Svaret leder tillbaka till föregående fråga om vilka områden som är mest digitaliserade. Det som händer är att vi får en enorm ökning av tillgänglig information. Vi har mer kunskap om kunden, behov och produkten när den lämnar fabriken. Det leder till att vi kan vara mer kundanpassade och får fler möjligheter att hitta nya affärer. Vi vet var produkten finns och kan t ex erbjuda möjlighet att ge service precis när det behövs. Vi har större möjlighet att läsa av precis vad som sker på nätet. Vilka som besöker hemsidan och vad man kommunicerar om på sociala medier. Vi kan därför lättare se var vi bör vara med. Bevakning av sociala medier är exempel på en ny affärsmodell. Vi kan inte längre vara ordermottagare som väntar på att kunderna hör av sig, utan behöver vara mer proaktiva så snart man ser signalerna.
7. Vilka är de största utmaningarna med en digital strategi?
Den största utmaningen är att det inte enbart handlar om att integrera befintliga processer. Svårigheten är att i organisationen förändra synsättet på hur affärer ser ut och hur de kan utvecklas inför morgondagen. Vi kommer att behöva ha nya roller i företaget och förändra synen på vilka som är inblandade i sälj, leverans och kunddialog. Det är en stor förändring kopplat till att göra om organisation som behövs. Förändringen kommer att fortsätta, eftersom digitaliseringen aldrig blir helt klar. Det behövs en större flexibilitet i roller och processer. Det fungerar inte att ha en plan som ska genomföras, utan planen behöver hela tiden revideras.
8. Hur implementeras en digital strategi enklast? Vilken eller vilka roller äger och driver frågan?
Som jag ser det finns ingen annan väg än att det är en fråga för styrelse och ledning. Initiativet behöver komma därifrån. I annat fall blir det bara en intern effektivisering. Ledning och styrelse behöver se det som ett sätt att stärka konkurrenskraften, vilket förutsätter att det digitala perspektivet finns med i affärsplanen. Företaget behöver också ta hjälp utifrån både för inspiration från konsulter och från leverantörer med hög kompetens inom digitalisering för implementering av strategin. HR behöver vara inblandade. De ska inte vara drivande men se till att planeringen stöds och genomförs på ett sätt så personalen mår bra. Det är lätt att förändringen går för fort.
9. Hur kan en organisation lära sig mer om digitaliseringen och de möjligheter som finns?
1. Ta tillfället i akt och besöka seminarier och konferenser.
2. Ta hjälp av konsulter som har erfarenhet av digitaliseringsprocesser. De kan ge stöd på hur organisationen bör gå tillväga rent praktiskt.
3. Ta hjälp av befintliga leverantörer, t ex inom affärssystem, lön, HR-system. De har oftast kommit längre. Kunden ser oftast bara det värde som investerat i, vilket innebär att de kanske når 50-70 % av nyttan i systemet. De betalar för, men utnyttjar inte systemet fullt ut. Ofta kan kunderna få hjälp av leverantörerna i den investering som redan finns.
Vill du veta mer om hur digitaliserade svenska företag är? Läs rapporten Vismas Digitaliseringsindex 2016.
Vill du också göra ett gästinlägg på bloggen? Kontakta Niclas Nässlander, marknadschef på Visma Software.