Den pågående utvecklingen av Visma Affärslösningar, som på sikt tar fyra av tio kommuner till molnet och ger förutsättningar för innovation, sker i nära samarbete med flera kommuner. Så här går det till när de ger sin input till vad marknadens vassaste budget- och prognosverktyg ska klara.
– Här är en summering. Som ni ser tog alla tre grupper upp användarvänlighet samt personalbudget och personalprognos som prioriterade områden, säger Malin Ebbesen som till vardags arbetar med att specificera krav till utvecklingen av Visma Affärslösningar.
Det är en morgon i januari 2020. Ekonomer från Nykvarn, Sollentuna och Botkyrka kommun har samlats på Vismas huvudkontor, för att ge input till ett nytt och molnbaserat verktyg för budget och prognos. Ytterligare en person, från Håbo kommun, har tyvärr fått förhinder.
– Idag ska vi fokusera på personalområdet. Jag vill att var och en funderar över vilka underlag systemet måste importera, för att du ska kunna jobba med budgeten.
Linda Arvidsson Dahlman är produktchef för hela Visma Affärslösningar. För dagen ingår det i hennes uppgifter att dela ut post-it-block i olika färger.
– Vi har många fler block, ifall ni undrar. Känn ingen stress!
Lapparna fylls snabbt på med ord som lön, sysselsättningsgrad och personnummer. En del data kan tyckas självklar, men deltagarna är instruerade att tänka som om gamla Budget och Prognos har kraschat. Vad ska ett nytt system klara om de själva får önska?
Alla berörda roller tycker till
Ytterligare en person från Visma är på plats. Tommy Svensson är produktägare för Budget och Prognos, i folkmun kallad “BoP:en”. Dagens träff bidrar till att ge en bild av vilka behov och önskemål som ställs på systemstödet och gör det enklare att prioritera utvecklingsarbetet.
– Med den här ansatsen kan vi snabbt få fram en produkt som ger användarna nytta. Därifrån har vi sedan möjlighet att fatta välgrundade beslut som adderar än mer värde, säger Tommy Svensson.
Möjligheten att påverka vilka funktioner BoP:en ska ha är inte begränsad till ekonomrollen. Liknande träffar, som den idag, sker även med enhetschefer och administratörer. Även ekonomidirektören i respektive kommun får säga sitt.
– Den tekniska arkitekturen bakom funktionerna har vi däremot bäst koll på själva.
Vidare förklarar Tommy Svensson att det finns självklara krav som inte behöver nämnas. Mobilitet är ett. Idag är det givet att det alltid ska gå att nå it-stödet, oavsett plats eller plattform. Prestandan är ett annat självklart krav.
– Det spelar ingen roll hur bra funktioner vi utvecklar om systemet är långsamt.
“spännande att få vara med och påverka utvecklingen”
Till sist har ekonomerna funderat klart på vilken data de behöver till personalbudgeten. Det har blivit tid för en paus och energipåfyllning, denna dag i form av sockrade kanelbullar. Därefter tar alla en bensträckare, innan nästa del i övningen fortsätter.
– Jag tycker att det är roligt och spännande att få vara med och påverka utvecklingen på det här sättet. Det gamla systemet fungerar inte som tänkt och lämnar mycket att önska vad gäller användarvänlighet. Just nu känns det positivt, säger Bachar Malaki, ekonom på Botkyrka kommun.