Den som råkar halka och är i behov av kryckor, tänker sällan på den kedja av aktiviteter som möjliggör att hjälpmedlen finns där när vi behöver dem. Det gör däremot hjälpmedelscentralen i Borlänge, som varje dag håller koll på 4500 lagerförda artiklar och mellan åtta och tio tusen beställningsvaror.
– Vi förser regionens 287 000 invånare med vad de än behöver. Det är allt från skruvar och muttrar till rullstolar i olika utföranden, säger Mikael Henriksson, logistikchef på Region Dalarnas hjälpmedelscentral.
Varje år köper regionen in nya hjälpmedel och tillbehör för närmare 62 miljoner, en summa som hade varit långt större om det inte var för att mycket kan återbrukas. Det finns även andra vägar för regioner som vill spara skattepengar på hjälpmedel, bland annat genom att ha ett bra system som medger koll på saldon, snabba leveranser och en smidig lagerhantering.
– Ökad digitalisering kan ge hela kedjan bättre ekonomi, kvalitet och service. Vi vill komma ifrån att enskilda verksamheter bygger egna lager som leder till att vi tvingas köpa nytt. Men en kedja är aldrig starkare än sin svagaste länk, så det krävs ett helhetsperspektiv.
Effektivare arbete och färre papper
För några år sedan tog centralen i Borlänge ett stort kliv i digital riktning, när de testade och gav synpunkter på en mobil lagerapp för hjälpmedelssystemet Sesam.
– Jag gick igång på lösningen och insåg att den kunde förbättra kvaliteten på plocket.
Samtidigt med införandet förändrade man även själva arbetet, från att ha utgått från en liggplatsordning till mer effektiva plockområden. När personalen kommer till jobbet har Sesam redan skapat alla ordrar och splittat dem, så att den som ansvarar för reservdelar med appens hjälp kan plocka och rapportera alla kunders beställningar, utan att printa papper eller förflytta sig över hela lagret.
”Hög tid att frigöra oss från A4-papprets funktion som snuttefilt”
Trots förbättringarna anser Mikael Henriksson att möjligheterna inte till fullo har tagits tillvara. Därtill är han medvetet självkritisk till förändringsarbetet, både på hjälpmedelscentralen och i hela regionen.
– All förändring är ju mer eller mindre jobbig. Vi chefer måste jobba mer med att hantera den kulturella biten. Inom regionen finns krafter som vill att allt ska vara som det alltid har varit. Men all information finns i systemet och det är hög tid att frigöra oss från A4-papprets funktion som snuttefilt.
Mer om kostnadseffektiv och kvalitativ hjälpmedelshantering
Bland medarbetarna i Borlänge finns delade synpunkter om appen och hur den bör utvecklas vidare. Mikael Henriksson har sin bild klar av vad som står högst upp på önskelistan.
– Jag brinner för streckkodsverifiering. Vi behöver kunna identifiera artiklarna, men även märka och spåra våra leveranser. Om en beställare ringer från Mora och undrar var rullstolen är, ska vi snabbt kunna ge ett direkt svar.
De här frågorna har Mikael Henriksson redan drivit under lång tid, men han ger inte upp. Efter 92 år har regionen fått ett nytt politiskt styre som flyttat digitalisering än högre upp på dagordningen. Det inger hopp. Hjälpmedelscentralen i Borlänge är dessutom med och testar Sesams nästa mobilapp som, när den lanseras under våren 2021, ska förenkla hanteringen av tjänster.
– Jag är stolt över vår verksamhet, men vi är bundna av lång tradition. Nu måste vi möta upp och införa ny teknik på bästa sätt. Tidigare var jag mest fokuserad på själva tekniken, men idag vet jag att det är minst lika viktigt att också få medarbetare och chefer med på tåget, säger Mikael Henriksson.
Sesam heter den marknadsledande lösningen för effektiv hantering av hjälpmedel. Ett komplett system för alla steg – från inköp, lager och service till prissättning, fakturering och analys.