Många företag startar förhandlingar inom allt från kontorsmaterial till drivmedel för att effektivisera sina inköp och i slutändan spara pengar. Men ofta känner de sig osäkra i situationen och går ur förhandlingen besvikna på resultatet. Det ska du inte behöva göra.
Det tar tid att lära sig förhandla, men behärskar du det mest grundläggande kan du komma långt. Här får du några snabba tips på vad som är viktigt att ta med sig:
Fem snabba förhandlingstips:
- Ta reda på ditt företags behov
- Känn av marknaden
- Var öppen för förslag – men håll fasta vid vad du vill uppnå
- Lär dig leverantörernas knep och genomskåda dem
- Krångla inte – var öppen med vad du vill uppnå
Tyvärr räcker det inte alltid med att veta tipsen, även om de är bra att utgå ifrån. Du kan behöva gå in på djupet i de mekanismer som finns i en förhandlingssituation och ge tipsen verkligt, användbart innehåll. Så låt oss göra det.
Fastställ behov och krav
När du bestämt vilket område du ska förhandla är första steget att fastställa vilka behov som finns i företaget. Först då kan du sätta krav på tjänsten eller produkten som du vill upphandla. Du måste också fastställa vilka krav du kan ha på leverantören och formulera dem på ett lättförståeligt sätt.
Kravställningen blir ofta komplicerad och det gäller därför att säkerställa att man verkligen menar samma sak. Det räcker oftast inte att kräva ”hög kvalitet” då du och leverantören med säkerhet har olika definitioner på vad ”hög kvalitet” innebär. För att fånga upp så många krav som möjligt inom organisationen brukar jag sätta upp tvärfunktionella projekt där de funktioner som är berörda är med och påverkar.
Scanna marknaden
Att scanna marknaden och se vilka leverantörer som finns samt se efter vilka svagheter och styrkor som finns hos respektive leverantör är ett smart sätt att samla information på. Sök upp så mycket information som möjligt, ju mer du vet desto bättre utgångsläge kommer du att ha i förhandlingen.
Var öppen för förslag men samtidigt bestämd
För att inte påverkas av leverantören bör du ha en bra grund att stå på, samtidigt som du måste vara öppensinnad inför nya förslag och idéer. Slå inte ner på förslag bara för att de inte var vad du hade tänkt dig och var inte rädd för att ta hjälp av leverantören – ju smidigare lösning ni kommer fram till desto bättre för er båda.
Jag brukar även försöka sätta mig in i vilka mål som leverantören kan tänkas ha och jag har då också möjlighet att anpassa mig efter detta. Dela gärna upp ditt mål i delmål och huvudmål för att underlätta förhandlingsprocessen. Jag brukar sätta upp en prioriteringslista på vilka delmål som är viktigast och vilka som jag kan tänja på.
Jämför leverantörer
Antalet leverantörer i förhandlingen beror på vilken typ av produkt eller tjänst som förhandlingen kretsar kring. Är det jämförbara produkter är det lättare att ta med flera men om produkten är mer komplex är det lättare att få en överblick om få aktörer är delaktiga. Du kan ha ett standardformulär som du ber leverantörerna att fylla i, det blir då lättare att jämföra deras produkter .
För mig finns det alltid några fasta faktorer som påverkar mitt val av leverantörer – en lokal aktör eller en rikstäckande, personlig kontakt eller webbaserad? Jag har även mer självklara faktorer som att leverantören ska vara pålitlig då vi alltid söker ett långsiktigt samarbete med leverantörerna.
Lär dig genomskåda leverantörens knep
Leverantörer utnyttjar ofta olika knep för att få dig att välja dem men om du lär dig genomskåda dessa knep kommer du lättare att leda förhandlingen åt ditt håll. Alla leverantörer strävar efter att diversifiera sig med något som gör de unika, exempelvis bättre service, vilket är ett klassiskt knep för att baka in så mycket som möjligt i ett erbjudande.
Ett sådant erbjudande gör att det blir svårt för dig att räkna ut vad som är kostnadsdrivande samt för att du inte ska kunna ”plocka russinen ur kakan” och bara välja det du vill ha. Utmaningen här ligger i att ifrågasätta vad som ingår och hur leverantören har kommit fram till erbjudandet.
Om du samtidigt är öppen med vad du vill uppnå med förhandlingen och genomskådar leverantörernas knep har du ett försprång i förhandlingen.