Leda projekt och samarbeta på distans

Att leda projekt och samarbeta i stora grupper på distans är mer aktuellt än någonsin i dessa tider.

Ett digitalt arbetssätt utmanar oss att tänka nytt och hitta andra vägar, samtidigt som vi behöver väga upp avsaknaden av fysiska möten. Att ha en pålitlig plattform för att kunna samverka på distans är inget annat än nödvändigt. En utmaning för många ledare är att bibehålla tydligheten kring vad som ingår i uppdraget och på bästa sätt säkerställa att medarbetare får ett “kvitto” på vad man är överens om.

En ledare för ett virtuellt team gör allt det som en chef vid skrivbordet bredvid gör, det vill säga planera, sköta administrativa sysslor och motivera medarbetare m.m. men det gäller att hitta sitt arbetssätt, sin plats. Att behärska virtuellt ledarskap är en styrka. Jag menar inte att det är en ny typ av ledarskap som krävs för att leda projekt på distans utan det är snarare nya kanaler att utöva ledarskapet i. Det är direkt avgörande att ha en tillgänglig gemensam vy samt digital samarbetsyta.

Att bygga teamkänsla är viktigare än någonsin när du och dina kollegor inte träffas dagligen. Som ledare för ett virtuellt team bör du prioritera att vara närvarande och lättillgänglig för dina medarbetare, vilket kräver att du hittar ditt sätt att både kommunicera och lyssna i det nya landskapet. Fokusera sinnet och rensa skrivbordet innan onlinemötet så att du ger dina kollegor din fulla uppmärksamhet.

Tre grundläggande saker är: Tydliga riktlinjer för hur ni kommunicerar inom teamet, klara strukturer och tillförlitlig teknik som är användarvänlig. Exempelvis kan du göra en tidsaxel knuten till kommunikationen som visar vad som ska avhandlas veckovis/månadsvis/kvartalsvis/halvårsvis och så vidare…

Definiera dina arenor och kanaler och se till att vara konsekvent, det skapar trygghet och tydlighet. Glöm heller inte vikten av att se respektive individ, vid samarbete från våra olika “öar” är bekräftelse på att det man gör märks och betyder något än viktigare. Utan kroppsspråk är risken för kommunikativa missförstånd större. Tydlighet, webbkameran på i onlinemöten och att inte snåla med bekräftelse och uppmuntrande ord minskar den risken.

Vi på Visma arbetar med OKR (Objectives and Key Results). Det är ett sätt att målstyra team och företag som jag rekommenderar starkt. OKR betyder ungefär mål och mätbara resultat. Det är helt enkelt ett sätt att arbeta med mål och uppföljning.

Det jag gillar med OKR:

• Skapar en enkel struktur
• Engagerar alla
• Insatsen att komma igång är inte så stor i förhållande till nyttan
• Företagets mål är i samma format

För att leda projekt så bör man ha klara visioner och mål. Det är en stor fördel om du är en god kommunikatör i alla led samt att du har en entreprenöriell ådra i dig. OKR ska vara en stöttepelare i ditt arbetssätt i din vardag. Det är ett verktyg som används övergripande på projekten. De ska hjälpa dig att fokusera på det viktigaste. Det är därför viktigt att skapa kort återkommande kommentarer/uppdateringar för att se hur arbetet fortlöper. Vi får då återkoppling till våra mål och det blir även en plattform för medarbetare och ledare att se hur verksamheten går. Detta skapar en känsla för tillhörighet och att arbetsinsatser belönas då det blir klarmarkerade eller kommer närmare mållinjen. OKR hjälper dig som ledare då du engagerar ditt team även på distans.

Skapa en kravanalys för att spalta upp vad man vill uppnå samt vilka målen är för projektet. I denna planering rekommenderar jag även att göra en riskanalys för att definiera riskerna. Se till att undanröja dom största fallgroparna. Sätt upp SMARTa mål för projektet för att underlätta planeringen samt skapa en gemensam målbild för alla projektmedlemmar. Ta reda på vilka mål som är relevanta genom att utgå från vad som är viktigt att följa upp i verksamheten. Se till att målen är tydliga och avgränsade och inom vilken tid målet ska vara uppfyllt. Projektmedlemmarna måste förstå målen och känna att dom är nåbara. Att skapa SMARTa mål är välinvesterad tid.

Ett smart mål kännetecknas av att det är:

• Specifikt
• Mätbart
• Accepterat
• Realistiskt
• Tidsbundet
• Rätt personer för projektet

Kartlägg vilka kompetenser ni behöver. Gruppdynamiken är viktig. Det är bra för gruppen om man har en kritisk, en erfaren, en analytisk, en positiv och en ny medarbetare i projektet. I uppstarten är det bra att ha en workshop. Kanske är det så att medarbetarna inte känner varandra sedan tidigare, då får man en bättre sammanhållning/förståelse. Denna workshop kan man även göra virtuellt. Med en samlad uppstart får du en positiv inledning. Kom ihåg att förbereda dig på vad som händer om någon deltagare skulle hoppa av eller försvinna. Det kan vara en del av riskanalysen. Kommunicera snabbt ut förändringar i projektet, de ska inte bara spridas vid kaffeautomaten eller fikarummet. Se till att ni har ett gemensamt forum för aktiviteter, osäkerhetsmoment och återkoppling. Forumet ger en förståelse för olika perspektiv och klarhet i projektet.
Det är viktigt att vi har ett tydligt slutmål och slutdatum. När projektet har löpt ut och vi har stängt ekonomiböckerna så är det en viktig del som kvarstår. En erfarenhetsanalys är i min mening ett krav i projektplaneringen då det dokumenterar vad som gick bra, vad som misslyckades eller avvek från mallen.

Rätt teknik för projektet

Vårt projekthanteringssystem Visma.net Project Management ger er alla möjligheter att lyckas med era projekt, inte minst stora projekt där projektmedlemmarna inte sitter tillsammans. Vi har ett brett affärsflöde som innefattar allt emellan försäljning till fakturering. Full kontroll med full access oavsett var ni befinner er. Gränssnittet får vi ofta feedback på från våra användare att det är enkelt att förstå och användarvänligt. För att väcka er nyfikenhet så vill jag vill visa några tips på hur systemet hanterar dom delar som jag beskrivit ovan.

Med vår aktivitetshantering i projektplanen kan ni lägga upp projektuppgifter. Möjligheterna är många och du kan exempelvis lägga till ansvarig för uppgiften, välja datum, välja om det ska vara återkommande aktivitet osv. Aktiviteten kan sedan läggas i olika statusar vilket resulterar i att projektmedlemmarna har insikt och kontroll.

För att hitta rätt projektmedlemmar så har vi resursallokering samt nyckelord på våra anställda. Med nyckelord går det att välja ut anställda med rätt kompetens direkt i urvalet i projektplanen. Därefter så ser vi hur våra resurser är belagda och kan då välja ut rätt personer till våra projekt.

Bifoga era SMARTa mål, riskanalys, erfarenhetsanalys i projektet och skapa aktiviteter för att följa upp dessa. Dom finns då alltid sparade och är tillgängliga vart som helst och när som helst.

Som projektledare är du ansvarig för att leverera ett resultat, men det är också viktigt att inte glömma att du även är ledare för de människor som ingår i projektet. Nu krävs samarbete och kreativitet för att inte tappa fart.

Mycket går såklart också att skräddarsy. Med hjälp av våra konsulter kan ni få ett avancerat verktyg anpassat för just er. Vi visar och berättar gärna mer!

Boka demo