– Ett bra exempel är olika former av påminnelser för attestering. Istället för att chefen ska behöva logga in i systemet varje dag för att kontrollera om det kommit nya uppgifter att godkänna, skickas istället ett meddelande, berättar Fredrik Lindåse, Development Manager på Visma.
Eftersom meddelandetjänsten är så flexibel kan den användas för att hantera meddelanden från flera olika system. Notiserna kan samlas i programmet Visma Window där användaren snabbt skaffar sig en överblick över alla uppgifter som ska lösas. Den samlade bilden sparar tid och gör det lättare att prioritera.
Dynamik och automatisering ökar effektiviteten
Typen av meddelanden och till vem de ska skickas går att styra antingen till individuell nivå eller efter olika roller och behörigheter. Det går dessutom att använda dynamik och automatisering genom att ange villkor för händelser eller nivåer som ska resultera i ett meddelande.
Exempelvis om en anställd har missat att skicka in sin reseräkning skickas ett automatiskt meddelande om att hantera ärendet. Så länge reseräkningen inte är hanterad skickas regelbundna påminnelser.
Utan det dynamiska meddelandehanteringssystemet skulle en löneadministratör regelbundet manuellt behöva granska aktiviteter och händelser i systemet, sedan manuellt skicka ut status till i bästa fall berörda anställda. I sämsta fall skickas ett generellt mejl med en uppmaning om att alla ska kontrollera hur mycket flextid de har och utifrån det agera om deras tider ligger över gränsen.
Automatiserade flöden sparar tid
Den stora skillnaden blir att anställda kan flytta sitt fokus från att hålla reda på vad som behöver göras och när det behöver göras, till att istället automatiskt bli notifierad. Eftersom Vismas meddelandehantering kan kopplas till flera olika system samlas alla meddelanden på ett ställe, vilket gör det mycket effektivt.
– Den nya meddelandehanteringen centraliserar alla meddelanden på ett ställe. När en användande loggar in i systemet får de meddelanden i samma process och i samma verktyg vilket sparar mycket tid, säger Fredrik Lindåse.
Hjälp att komma igång
Den som idag använder sig av Personec P eller andra tjänster från Visma kan skapa skräddarsydda flöden för meddelanden. Alla kunder som börjar använda meddelandehantering kan även få hjälp av Visma för att komma igång med sina inställningar.