Med HR-plus som lönesystem och Medvind WFM för schemaläggning och bemanning har Skövde kommun genom ökad automatisering kunnat effektivisera flera processer.
En kommun med höga krav på prestanda
Varje månad hanterar Skövde kommun 11 000 löner, och med ytterligare betydande mängder transaktioner har Skövde kommun höga prestandakrav. Löneöversynerna och lönebestämmelserna mellan olika fack och kommunen blir även mer komplicerade och systemstödet måste stödja dessa.
Det var därför viktigt för kommunen att välja ett avancerat systemstöd för att få högre förutsägbarhet och utfall i realtid för exempelvis schema och bemanning inom vård och omsorg samt skola. 2016 landade valet på Medvind WFM och HR-plus 8, och de bytte nyligen ekonomisystem som även det är integrerat med HR-plus.
Ett energiskt partnerskap med tät operativ och strategisk dialog
Peter Wiman är lönechef på Skövde kommun och beskriver samarbetet med Visma som ett fint partnerskap med mycket energi och framåtanda. Den huvudsakliga kontakten sker med Per Nordberg som är kundansvarig på Visma Enterprise. Peter beskriver deras kommunikation som nyanserad, och att den berör allt från mindre supportärenden som missats till större strategiska frågor:
– Per lyssnar verkligen på vad vi har på hjärtat, och relationen bygger på ett givande och tagande. Han tar med sig kompetensen från Visma och är grym på att skaffa fram resurserna som behövs, och att få saker att hända.
De 3 mest värdefulla delarna av samarbetet enligt Peter
- Kompetensöverföringen
Att som kund blivit involverad i utvecklingen av HR-plus känns viktigt och värdefullt berättar Peter. Han lyfter även den kompetensöverföring som sker mellan några offentliga aktörer som kör HR-plus 8:
– Vår kommun kör HR-plus 8, vilket även Trollhättans stad och Region Gotland gör. Vi har gemensamma möten där vi kan dela upptäckter och vad som funkat bra och mindre bra. Oftast är det de systemansvariga som möts, men det sker på olika nivåer och ibland är även Visma med.
- Strategi och taktik kring SaaS samt upphandling
Skövde kommun står inför en framtida övergång till SaaS. Just nu befinner de sig i en förberedande fas där Visma besvarar strategiska frågor, som hur det kommer att påverka kommunen.
– Idag måste vi stänga lönesystemet för lönekörning i några dagar när alla rapporterat in lön.
Med SaaS kommer vi inte behöva stänga systemet, vilket ger oss en annan flexibilitet. Vi har dock fortfarande servrar i kommunhuset, och ett avtal som går ut om några år så vi kan inte gå över än. Men vi har fått fin hjälp om hur andra kunder gör, säger Peter.
- Kunna påverka funktioner i avvaktan på övergång till SaaS
Peter är också tacksam att de erbjudits att ha kvar vissa funktioner innan övergången till SaaS:
– Vi har fått hjälp med allt från skruv och mutter upp till strategisk nivå, och vi har också fått möjlighet att påverka. När en funktion funkat bra för oss har vi frågat om vi får behålla den lite längre, och då har vi blivit hörsammade och fått ha kvar den.
Så har Vismas system mött kommunens behov
Så här långt har Vismas lösningar hjälpt Skövde kommun att möta deras behov. Den främsta förbättringen Peter sett i kommunens HR-processer sedan HR-plus och Medvind WFM implementerades är den stärkta kopplingen mellan arbetad tid och rätt lön. Men nya möjligheter, som AutoSchemas AI-baserade schemaläggningsprocess, ställer samtidigt nya och högre krav på den gemensamma förvaltningen.
– Vi har just nu fördjupade diskussioner för att inom vård och omsorg kunna använda AutoSchema i Medvind WFM. Men ska vi kunna få ut effekten av AutoSchema måste vi kunna matcha ett så pass vasst verktyg, och bemanning inom vård och omsorg utgör en stor del av kommunens budget, och involverar många personer. Men vi arbetar på att ta det vidare och först vässa vår förvaltning och få in ytterligare personer, men det är en bra process.
En stor fördel med AutoSchema för Skövde kommun kommer vara att kunna se över grundbemanningen för exempelvis ett äldreboende. Det manuella arbetet kan ersättas med en simulering där AutoSchema förutspår saker innan det händer – exempelvis om en viss enhet kommer att gå back.
Framtiden rymmer en bättre användarupplevelse och digital signering
Det Peter och hans kollegor ser fram emot mest i dagsläget är hur HR-plus 8 och Medvind WFM kommer att kunna skapa en sömlös användarupplevelse. De ser stora fördelar med hur inte bara dem utan slutanvändare kan sitta i olika system, utan att behöva lära sig samtliga system.
De ser även fram emot att implementera digital signatur av anställningsavtal via ADDO från den 15 oktober. Med 5 000 avtal per år och lön kommer det att bli en stor aktivitet i höst och de kommer kunna minska hanteringstiden drastiskt.
Helhetslösning mellan HR-plus och Medvind
Gör som Skövde kommun och nyttja fördelarna av att kombinera HR-plus och Medvind. Du får en flexibel helhetslösning som erbjuder effektivare HR- och löneprocesser som passar utmärkt för offentlig sektor. Med automatiserade funktioner och skräddarsydda processer anpassade efter ditt företag sparar du tid, minskar manuell hantering och ökar precisionen. Vi tar fullt ansvar för uppdateringar och integrationer så du kan fokusera på det du gör bäst.
Förutom en enkel, flexibel integration mellan HR-plus och Medvind, är det lika lätt att integrera med dina andra system.