Utdata är kanske inte det hetaste ordet som vi fyller våra dagliga konversationer med. Men nu när budgetprocessen drar igång i de flesta verksamheter, så har jag genom åren noterat, att det oftast saknas rätt och tillräckligt detaljerad information för att kunna bygga välgrundade beslut. Något som ofta kan härledas till att det utdata som ligger till underlag för budgetprocessen är bristfällig.
Två problem som ofta lyfts upp:
- För mycket tid. Den administrativa personalen spenderar väldigt mycket tid på att ta fram rapporter och statistik till verksamheten från affärs- eller ekonomisystemet. Rapporter som oftast ändå inte innehåller den utdata som efterfrågas.
- Detaljerna saknas. De personer i organisationen som oftast har mest kunskap om verksamheten och som oftast också är bäst på att bidra med sin kunskap i budgetprocessen, har tyvärr inte tillräckligt underlag i form av korrekt och detaljerad utdata för att kunna ta fram något beslutsunderlag.
Spara tid och få detaljerat underlag för budgetprocessen
Tänk vad mycket tid som skulle kunna sparas om de som efterfrågar detaljerna, enkelt kan ta fram dem själva. Med ett bra verktyg är det möjligt för medarbetarna att se både helhet och önskade detaljer baserat på sin roll. Den administrativa personalen blir inte längre en flaskhals vid leverans av information. Istället kan var och en “vända och vrida” och analysera önskad information på sitt sätt och utifrån sitt verksamhetsbehov.
Varför inte kunna abonnera på den information som önskas eller enkelt via ett webbgränssnitt ställa frågan själv? Kanske inte heller bara när budgetprocessen drar igång, utan löpande under hela året.
Om nu tillgängligheten ökas av just detaljerna så kan fler bli involverade, delaktiga och engagerade i budgetprocessen. Jag är säker på att detta skulle spara tid och samtidigt också öka kunskap om vad som driver verksamheten framåt. Framför allt blir det bättre beslut om fler blir delaktiga!