Det är inte bara flyttfåglar som trivs på södra Öland, allt fler människor flyttar också hit. I takt med det, ökar även arbetsbelastningen för de anställda i Mörbylånga kommun. Därför jobbar man aktivt med att hela tiden förbättra processerna.
– Både system och mänskliga resurser kostar, så det gäller att jobba smart och nyttja systemen fullt ut, säger Jens Rosenqvist, systemstrateg på Mörbylånga kommun.
En helt papperslös anställningsprocess
Anställningsprocessen är kanske en av de viktigare för en kommun, inte minst i verksamheter med många timavlönade. Mörbylånga kommun behövde höja kvaliteten och bli kvitt den resurs- och papperskrävande hanteringen av anställningsavtalen. Valet föll på Vismas Anställningsguide.
– Vi satte ihop en projektgrupp av administratörer och chefer med många timavlönade, som tillsammans testade olika lösningar, för att komma fram till rätt flöden.
Under våren 2021 slogs flödena på efter hand och både chefer och administratörer utbildades via Teams. Sedan dess har upplägget trimmats utifrån användarnas förslag, om bland annat bättre hjälptexter och vilka uppgifter som ska synas och inte.
– Jag var införstådd med att det kunde bli en del jobb i början, men nu fungerar det jättebra. Vi har fått en stabil miljö som vi fortsätter att utveckla ihop med leverantören.
Anställningsguiden styr flödet och signalerar om något missas, på så sätt höjs datakvaliteten automatiskt. Därtill är det enkelt att bevilja, signera och arkivera anställningsavtalet, när allt sker digitalt.
– Lön vinner också massor på det här, eftersom de slipper skriva in alla uppgifter manuellt i lönesystemet, från avtalet i tidigare systemlösning. Den största vinsten av alla är ändå helheten. Anställningsguiden – e-signering – e-arkivering, där det fysiska anställningsavtalet i princip raderats bort.
I Jens Rosenqvists roll som systemstrateg gäller det att, likt en flyttfågel, få en överblick av hela verksamhetens systemanvändning. Bakgrunden som systemförvaltare och lönechef ger en tänkbar förklaring till att användarnas upplevelse väger tungt i jakten på nya sätt att förbättra arbetet.
– Jag gillar nytänkt och att vara kreativ. Just nu har jag tillsammans med vår HR-avdelning, siktet inställt på pre- och onboarding och hur vi kan få till ett bättre flöde från Visma Recruit. Det sker i nära samarbete med Vismas kundansvariga. Allt börjar med ett personalbehov, sen annons, intervjuer, tillsättning, anställning via Anställningsguiden, e-signering och e-arkivering. Det och allt som följer ska hänga ihop, för att ge medarbetaren en enkel och god upplevelse, säger Jens Rosenqvist.