Under de gemensamma fikarasterna i Västerviks kommun föddes idéen till det som idag är Kommunresurs, ett företag som specialiserat sig på att skapa en effektiv bokslutsprocess för kommuner, regioner och kommunala bolag. Grundarna Johanna Hafström och Andreas Hasselquist har båda en bakgrund inom privat sektor, där de bland annat jobbat med revision, redovisning och ekonomisk analys. När de började arbeta inom kommunvärlden såg de behovet av bättre verktyg för bokföring och bokslut.
– Det är väldigt många medarbetare involverade, fysiska papper och pärmar, en svåröverblickbar mappstruktur samt komplicerade avstämningar. Ekonomer och redovisningskonsulter lägger tiden på att samla in och få ordning på siffrorna istället för att analysera och optimera verksamheten, säger Andreas Hasselquist.
Bokslutstöd skapat för offentlig sektor
För att råda bot på problemet skapade de ett systemstöd som digitaliserar processerna och som ger tid över till att jobba med förbättringar och analys. Att det inte funnits ett anpassat stöd för bokslut inom kommuner och regioner tidigare tror Johanna Hafström beror på komplexiteten, i kombination med att det saknas insyn i hur bokslutsprocessen för offentlig sektor går till. Dessutom menar hon att många företag har prioriterat lösningar för privata bolag som de implementerat inom offentlig sektor, trots att behoven ser annorlunda ut.
– Vi bygger vår lösning med fullt fokus på kommuner och regioner. Vi ser att det finns en stark efterfrågan på program som förstår just deras värld och behov, och hur processerna ser ut där. Man vill digitalisera sitt arbete och ser fördelarna som kommer med det, och det behöver vara genom lösningar som fungerar hela vägen, säger hon.
“Vi blir som en förlängd arm till ekonomisystemet som tar vid när det är dags för bokslut. Tillsammans har vi tagit fram ett standardiserat sätt att integrera systemen med varandra vilket gör att man kan komma igång snabbt.”
Bättre översikt med gemensam yta
Specifikationer till konton, avstämningar och kontoanalyser sker på ett effektivt och digitalt sätt. Alla involverade samarbetar på en och samma yta med olika behörigheter och roller. Som ansvarig får du en översiktsbild som visar vilka konton som är avstämda och vilka som saknar underlag. Att presentera data visuellt har även andra fördelar, enligt Andreas Hasselquist.
– När du ser helheten och får översikt blir det plötsligt mycket roligare att arbeta med bokslutsprocessen, intygar han.
Johanna Hafström betonar att bokslutsystemet också erbjuder en yta där kommunen och de kommunala bolagen kan reda ut differenser, prata med varandra och dela dokument, vilket underlättar mycket.
– Vi har en rapportmodul som kan anpassas utifrån användarnas egna mallar eller som följer de föreskrifter som finns från Rådet för Kommunal redovisning (RKR). Det kan också vara bolagsmallar som till exempel K3 för de kommunala bolagen, förklarar hon.
Nytt samarbete med Visma Affärslösningar
Kommuner och regioner som använder Visma Affärslösningar kan enkelt koppla på Kommunresurs Bokslut.
– Vi blir som en förlängd arm till ekonomisystemet som tar vid när det är dags för bokslut. Tillsammans har vi tagit fram ett standardiserat sätt att integrera systemen med varandra vilket gör att man kan komma igång snabbt. Det är bara att höra av dig till din Visma-kontakt, eller oss, så löser vi det, säger Andreas Hasselquist.