Kärt barn har många namn och den kanske vanligaste beteckningen är RFI, Request For Information, men även termer som extern remiss och preliminära upphandlingsdokument förekommer. Nedan används uttrycket RFI.
Det är i grunden väldigt positivt att leverantörers synpunkter efterfrågas och att ambitionen finns att förbättra och uppdatera upphandlingsdokumenten. Syftet med en RFI kan vara att skaffa sig mer information om vilka aktörer som återfinns på marknaden och eventuella nya lösningar som de kan erbjuda. De allra flesta leverantörer har insett att det är viktigt att vara proaktiv och att försöka påverka upphandlingar i god tid innan upphandlingsdokumenten färdigställs. Med andra ord borde det inte råda några tveksamheter om att ta chansen att påverka när tillfälle ges. I takt med att antalet RFI:er ökar har det även blivit vanligare med frågor från leverantörer om vilken roll en RFI spelar i en upphandling och hur öppen man ska vara när man lämnar sitt svar.
De allra flesta leverantörer har insett att det är viktigt att vara proaktiv och att försöka påverka upphandlingar i god tid innan upphandlingsdokumenten färdigställs.
Ur ett legalt perspektiv är det viktigt att komma ihåg att en RFI är frivillig att genomföra för upphandlaren och att den utgör en del av det förberedande arbetet inför upphandlingen. När väl upphandlingsdokumenten publiceras är det dessa som styr hur ett anbud ska formuleras. De svar som inkommer på en RFI kan leda till att upphandlaren beslutar att ändra, ta bort eller omformulera vissa krav. En RFI och svaren på den utgör emellertid inte en del av upphandlingsdokumenten. Med andra ord kan inte ett anbud läggas åt sidan med motiveringen att anbudet enligt en tidigare genomförd RFI inte klarar det ställda kravet. Ett anbud ska utvärderas mot upphandlingsdokumenten och ingenting annat.
Sekretess är en annan aspekt värd att beakta
En RFI utgör en allmän handling och det gör även de svar som kommer in. Se därför till att begära sekretess för de delar av ert svar som ni bedömer kan vara känsliga för era framtida affärer. Fundera även på att begära ut de svar som inkommer då de kan ge intressant information om vad era konkurrenter prioriterar och ser som sina starka sidor.
Det första steget inför besvarandet av en RFI är att ta reda på syftet med förfrågan. Det kan variera och röra sig om allt från att få en kommentar avseende en prismatris eller varukorg till att göra en grundläggande förändring av upplägget för affären. Enligt min uppfattning bör den upphandlare som anstränger sig uppmuntras och då är det bra om man som leverantör kan ta sig tid och besvara en RFI. Svaret behöver inte vara så omfattande utan kan fokusera på det som är mest angeläget. Svaret är normalt inriktat på att ge input till upphandlaren så att hen ges möjlighet att formulera ett så bra och uppdaterat upphandlingsdokument som möjligt samt att försöka se till att de krav som ställs passar det egna företaget. Hur öppen man ska vara i sitt svar beror kanske på om det är den befintliga leverantören som svarar eller om det är en som inte deltagit i tidigare upphandlingar. I vissa fall kan det vara nödvändigt att framföra att ett visst krav utgör ett hinder mot att företaget ska kunna lämna ett godkänt anbud.
Enligt min uppfattning bör den upphandlare som anstränger sig uppmuntras och då är det bra om man som leverantör kan ta sig tid och besvara en RFI.
Sammanfattningsvis är det ändå den leverantör som har en god relation med upphandlaren som har störst chans att påverka genom sina svar på en RFI. Nöj er därför inte med att svara på RFI:er utan fortsätt att försöka träffa upphandlare och att ha en dialog även mellan upphandlingarna.
Johan Svedberg, Upphandlings- och Affärsjurist på Procbid
