Vardagen på en ekonomiavdelning kan ibland upplevas som stressig och påfrestande som på många andra avdelningar. Anledningen till denna typ av stress är oftast kopplad till att man ”inte hinner med” det som man tänkt utföra under sin arbetsdag och det kan bero på många olika faktorer. Jag menar bestämt att man kan komma ifrån denna typ av stress i alla fall 9 av 10 dagar. Nedan följer fem väldigt enkla men mycket nyttiga tips på hur du kan effektivisera din ekonomiavdelning:
- Rätta alltid källan till ett fel som uppstår på tex en order eller en inläsningsfil. Oftast rättar man felet vilket går snabbt men inte källan för det kan vara jobbigt och tidskrävande. Investera någon timme, jag lovar att det är värt tiden!
- Använd så få knapptryckningar som möjligt. Du ska till exempel inte behöva trycka på en ”Godkänna”-knapp mer än 1 gång i ditt försystem, tidrapporteringssystem eller liknande. Behöver du trycka mer än 1 gång på samma faktura och/eller tidrapport bör du se över din process. Färre knapptryckningar!
- Service är ett ledord på en ekonomiavdelning. Vi ska serva våra medarbetare så gott vi kan. Med service menar jag då inte enkel administration som är eller borde vara lättillgänglig. Lär dina medarbetar hur de kan serva sig sig själva. Gör efterfrågad information lättillgänglig så att medarbetaren själv kan hitta/leta efter information (som ej är känslig givetvis). Du spar tid och medarbetaren är garanterat nöjd för då slipper han/hon vänta på dig. Självbetjäning!
- Försök använda standardlösningar så långt det går. Anpassa så lite som möjligt. Du undviker då stora arbetsinsatser vid exempelvis uppgraderingar. Färre anpassningar!
- Välj ut några nyckeltal som ni följer upp tillsammans. Till exempel flödesstatistik, ledtid för att behandla en leverantörsfaktura, antal inkomna ärenden under en månad, förfallostatistik på utestående kundfordringar osv. Visualisera målen!
Rollen som ekonomichef är precis som flera andra roller i förändring på grund av den snabba digitaliseringen. En positiv effekt av digitaliseringen är de ökade möjligheterna att effektivisera din ekonomiavdelning. Är du en modern eller traditionell ekonomichef? Hämta vår guide som visar vem du är.