Krånglet med att hantera papperskvitton är nu på väg att bli ett minne blott. Istället för att ta emot kvittot på inköpsstället och sedan på något sätt få in det till redovisningen medan man fortfarande kommer ihåg vad köpet gällde kan processen automatiseras.
86% av svenska chefer är missnöjda med kvittohanteringen
Enligt en undersökning genomförd av Kwick – en plattform för digitala kvitton – där man frågade redovisnings- och HR-chefer på 125 svenska företag om hur deras kvittohantering fungerar idag är 86% av respondenterna missnöjda med kvittohanteringen. Det är så omständigt och svårt att följa de regler som är uppsatta att 8% till och med bryter mot lagen i sin hantering.
Av undersökningen framkommer även att nästan alla företag har digitala bokföringssystem, möjliga att koppla till digitala kvittolösningar. Hela två av tre företag har också den betalningsstruktur för medarbetarutlägg som passar för digital kvittoredovisning. Trots detta har endast ett fåtal gjort övergången till digital kvittohantering.
64 % redo för digitala kvitton som legal räkenskapsinformation
64 procent av företagen har en strukturerad bankkortslösning för sina anställda. Det gör det enkelt att slå på elektronisk kvittohantering. De 35 procent av företagen som låter medarbetare göra utlägg kontant eller via privatkort har svårare att koordinera kvittohanteringen elektroniskt.
Digitala kvitton har varit godkända av Skatteverket sedan 2012 och med kopplingen mellan affärssystem och kvittosystem är nu allt klart för en övergång till digitala kvitton.
Hur funkar digitala kvitton?
Om någon till exempel åkt taxi i tjänsten med ett bolag som erbjuder digitala kvitton är det bara att betala med företagskortet som vanligt. Den enda skillnaden för kunden är att man inte behöver tänka på att ta hand om ett papperskvitto. Istället skickas det digitala kvittot direkt in i affärssystemet och kopplas automatiskt till rätt transaktion på kortfakturan.
Den som gjort köpet kan se kvittot i en speciell app och även göra en notering om vad köpet gällde, vilket sedan visas när köpet ska attesteras i affärssystemet. Varje kvitto kommer som en bilaga till i e-fakturan för kortet, kopplad till det enskilda köpet, och genom att klicka på bilagan får man upp originalkvittot med eventuella noteringar.
Digitala kvitton skonar miljön
Övergången till digitala kvitton hjälper också företagen i deras miljöarbete i och med att det inte behövs några pappersutskrifter. Dessutom kan alla kvitton arkiveras digitalt istället för i fysisk form, vilket gör det enklare att hitta gamla kvitton och behovet av att lagra alla de papperskvitton som annars måste sparas någonstans.
Effektiviserar och sparar tid
Att hantera ett enskilt papperskvitto tar kanske inte så lång tid, men mängden kvitton som måste tas om hand gör ändå att hanteringen totalt sett blir kostsam. För medarbetarna är det också ett besvär att behöva komma ihåg att spara kvitton, notera vad köpet gäller och på något sätt få in det till redovisningen.
Ett företag som har brottats med den här problematiken är Nordea. Deras 30 000 medarbetare generar 850 000 kvitton per år. Det blir i snitt 4,7 kvitton per person och månad.
– Totalt sparar vi 16 650 timmar på ett år. Tid som våra medarbetare kan lägga på mer värdeskapande uppgifter än att ta hand om sina kvitton, säger Morten Hedegaard Head of Processes & Infrastructure – Group Procurement på Nordea.
Investera en halvtimme i en kort webbdemo och effektivisera din och dina medarbetares vardag!
Relaterade blogginlägg:
Tummen upp för digitala kvitton!
När Nordeas 30 000 anställda handlar med företagskortet First Card skickas kvitton digitalt till Proceedo och sparas på radnivå. Integrationen automatiserar den tradiga hanteringen av kvitton och frigör ca 16 650 timmar per år. Dessutom printas 300 000 papperskvitton färre varje år vilket medför att Nordea bidrar till en bättre miljö och ett mer hållbart samhälle.